Hàng lưu tại kho nhiều ngày có bị tính phí lưu kho không? Đây là câu hỏi được khá nhiều khách hàng quan tâm hiện nay. Hàng hóa lưu tại kho trong nhiều ngày có thể phát sinh phí lưu kho, tùy thuộc vào chính sách của từng đơn vị vận chuyển, kho hàng hoặc thỏa thuận giữa các bên. Vì vậy, trước khi gửi hoặc nhập hàng vào kho, bạn nên tìm hiểu rõ thời gian miễn phí lưu kho và mức phí áp dụng khi hàng lưu quá thời hạn quy định.
Phí lưu kho là gì và được tính trong trường hợp nào?
Phí lưu kho là gì?
Phí lưu kho là khoản chi phí mà khách hàng phải trả cho đơn vị quản lý kho khi hàng hóa được lưu giữ tại kho trong một khoảng thời gian nhất định. Khoản phí này thường bao gồm các chi phí liên quan đến mặt bằng, bảo quản, quản lý và kiểm soát hàng hóa trong thời gian lưu trữ.
Thông thường, hàng hóa có thể được miễn phí lưu kho trong một khoảng thời gian nhất định theo chính sách của từng đơn vị. Sau thời gian miễn phí, nếu hàng vẫn chưa được xuất kho, nhận hàng hoặc xử lý theo thỏa thuận, khách hàng có thể bắt đầu phát sinh phí lưu kho.
Một số trường hợp thường bị tính phí lưu kho gồm
- Hàng đã đến kho nhưng khách hàng chưa sắp xếp nhận hoặc lấy hàng.
- Hàng tồn kho trong thời gian dài vượt quá thời hạn miễn phí.
- Hàng chờ hoàn tất thủ tục, giấy tờ hoặc chờ xử lý theo yêu cầu của khách hàng.
- Hàng nhập kho nhưng chưa có kế hoạch xuất hàng cụ thể.
- Hàng cần lưu trữ đặc biệt như hàng cồng kềnh, hàng cần điều kiện bảo quản riêng hoặc chiếm nhiều diện tích kho.
Mức phí và thời gian bắt đầu tính phí không giống nhau ở tất cả các kho. Do đó, khi gửi hàng, khách hàng nên kiểm tra trước quy định về thời gian miễn phí, đơn giá lưu kho, cách tính theo ngày hoặc theo diện tích/thể tích và các khoản phụ phí có thể phát sinh.
Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lưu kho hàng hóa
Chi phí lưu kho hàng hóa không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thời gian lưu trữ, số lượng hàng và chính sách của từng đơn vị cung cấp kho. Nắm rõ các yếu tố này giúp doanh nghiệp chủ động dự toán chi phí và hạn chế những khoản phát sinh ngoài dự kiến.
Thời gian hàng lưu tại kho
Đây là yếu tố quan trọng nhất. Hàng lưu càng lâu thì chi phí càng có khả năng tăng, đặc biệt khi vượt qua thời gian miễn phí theo quy định của kho. Một số đơn vị có thể tính phí theo ngày, tuần hoặc tháng.
Số lượng và khối lượng hàng hóa
Hàng hóa có số lượng lớn hoặc trọng lượng cao thường cần nhiều không gian và nguồn lực để bảo quản. Vì vậy, phí lưu kho có thể được tính dựa trên số kiện, pallet, trọng lượng hoặc thể tích hàng.
Diện tích và thể tích chiếm dụng
Đối với hàng cồng kềnh, việc tính phí thường liên quan đến diện tích hoặc thể tích mà hàng chiếm trong kho. Hàng càng chiếm nhiều không gian thì tổng chi phí lưu trữ có thể càng cao.
Đặc tính và yêu cầu bảo quản
Không phải loại hàng nào cũng có thể lưu trữ trong điều kiện thông thường. Hàng đông lạnh, thực phẩm, dược phẩm hoặc hàng dễ hư hỏng có thể cần nhiệt độ, độ ẩm và điều kiện bảo quản riêng, từ đó làm tăng chi phí.
Vị trí và loại hình kho
Kho nằm ở khu vực có chi phí mặt bằng cao hoặc gần các trung tâm logistics thường có mức giá khác với kho ở khu vực ngoại thành. Bên cạnh đó, kho thường, kho ngoại quan, kho lạnh hay kho chuyên dụng cũng có cách tính phí khác nhau.
Dịch vụ đi kèm
Ngoài phí lưu trữ, khách hàng có thể phải trả thêm cho các dịch vụ như bốc xếp, đóng gói, kiểm đếm, dán nhãn, quản lý tồn kho hoặc xuất nhập hàng. Những dịch vụ này có thể làm tổng chi phí kho tăng lên.
Chính sách của đơn vị cung cấp kho
Mỗi đơn vị có thể quy định thời gian miễn phí và cách tính phí lưu kho khác nhau. Vì vậy, trước khi gửi hàng, doanh nghiệp nên hỏi rõ bảng giá, thời gian miễn phí và các khoản phụ phí để chủ động kiểm soát ngân sách.
Những loại hàng hóa nào thường phát sinh phí lưu kho?
Không phải mọi trường hợp lưu hàng tại kho đều phát sinh chi phí ngay. Tuy nhiên, một số nhóm hàng có thời gian lưu trữ dài, chiếm nhiều diện tích hoặc cần điều kiện bảo quản đặc biệt thường dễ phát sinh phí lưu kho hơn. Cụ thể:
Hàng hóa lưu kho quá thời gian miễn phí
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Nếu hàng đã được nhập kho nhưng chưa xuất, giao hoặc nhận trong thời gian miễn phí theo chính sách của đơn vị quản lý kho, phí lưu kho có thể bắt đầu được tính.
Hàng cồng kềnh, chiếm nhiều diện tích
Nội thất, máy móc, thiết bị, vật liệu xây dựng hoặc các mặt hàng có kích thước lớn thường cần nhiều diện tích lưu trữ. Do đó, chi phí có thể được tính dựa trên diện tích, thể tích hoặc số vị trí hàng sử dụng trong kho.
Hàng tồn kho số lượng lớn
Doanh nghiệp nhập một lượng hàng lớn nhưng tốc độ tiêu thụ chậm có thể phải duy trì hàng trong kho trong thời gian dài. Khi đó, chi phí lưu trữ tăng theo số lượng, khối lượng hoặc thời gian bảo quản.
Hàng cần bảo quản đặc biệt
Một số mặt hàng như thực phẩm, hàng đông lạnh hoặc sản phẩm yêu cầu kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm cần sử dụng kho chuyên dụng. Chi phí lưu kho nhóm hàng này thường cao hơn so với hàng hóa thông thường do phát sinh thêm yêu cầu về cơ sở vật chất và vận hành.
Hàng chờ xử lý hoặc chờ nhận
Hàng bị giữ lại để chờ bổ sung chứng từ, kiểm đếm, xử lý đơn hàng, đổi trả hoặc khách hàng chưa sắp xếp nhận hàng cũng có thể tiếp tục nằm tại kho và phát sinh phí nếu vượt thời gian quy định.
Hàng nhập khẩu hoặc hàng chờ hoàn tất thủ tục
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hàng có thể phải lưu tại kho trong thời gian chờ hoàn tất thủ tục cần thiết. Nếu thời gian lưu kéo dài, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm phí theo chính sách của kho hoặc đơn vị khai thác.
Nhìn chung, thời gian lưu trữ, số lượng, kích thước và yêu cầu bảo quản là những yếu tố chính quyết định hàng hóa có phát sinh phí lưu kho hay không. Doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách của từng kho trước khi gửi hàng để biết rõ thời gian miễn phí và mức phí áp dụng.
Lưu ý khi gửi hàng vào kho để tránh chi phí ngoài dự kiến
Để hạn chế phát sinh các khoản phí không nằm trong kế hoạch, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ chính sách lưu kho ngay từ trước khi đưa hàng vào kho. Một số lưu ý quan trọng gồm:
Xác nhận thời gian miễn phí lưu kho
Hãy hỏi rõ kho cho phép lưu hàng miễn phí trong bao lâu. Sau thời gian này, phí được tính từ ngày nào và áp dụng theo ngày, tuần hay tháng. Đây là thông tin quan trọng để chủ động lên kế hoạch xuất hàng.
Tìm hiểu cách tính phí lưu kho
Mỗi đơn vị có thể áp dụng cách tính khác nhau, chẳng hạn theo số lượng, trọng lượng, thể tích, pallet, diện tích hoặc số ngày lưu trữ. Nên yêu cầu bảng giá cụ thể trước khi ký hợp đồng hoặc gửi hàng.
Kiểm tra các khoản phụ phí
Ngoài phí lưu kho, một số dịch vụ như bốc xếp, đóng gói, kiểm đếm, dán nhãn, xuất nhập hàng hoặc xử lý hàng tồn có thể được tính riêng. Việc xác định trước các khoản này giúp tránh chênh lệch giữa chi phí dự kiến và chi phí thực tế.
Cung cấp chính xác thông tin hàng hóa
Kích thước, trọng lượng, số lượng và đặc tính hàng hóa nên được khai báo chính xác. Nếu hàng thực tế lớn hơn hoặc cần điều kiện bảo quản khác với thông tin ban đầu, chi phí kho có thể thay đổi.
Chủ động theo dõi thời gian lưu hàng
Nên lập kế hoạch xuất hàng và theo dõi thời gian hàng đã lưu tại kho. Với những lô hàng gần hết thời gian miễn phí, doanh nghiệp có thể chủ động xuất hàng hoặc điều chỉnh kế hoạch để hạn chế phát sinh thêm phí.
Thống nhất điều khoản bằng văn bản
Các nội dung về thời gian miễn phí, đơn giá lưu kho, phụ phí và trách nhiệm của các bên nên được thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc báo giá. Điều này giúp hạn chế tranh chấp và dễ đối chiếu khi thanh toán.
Tóm lại, trước khi gửi hàng vào kho, cần đặc biệt quan tâm đến thời gian miễn phí, cách tính phí và các khoản phụ phí. Việc nắm rõ những thông tin này ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và tránh những khoản phát sinh ngoài dự kiến.
Làm thế nào để hạn chế phát sinh phí lưu kho?
Phí lưu kho có thể trở thành một khoản chi phí đáng kể nếu hàng hóa nằm trong kho quá lâu hoặc doanh nghiệp không nắm rõ chính sách của đơn vị lưu trữ. Để kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp sau:
Lập kế hoạch nhập và xuất hàng rõ ràng
Doanh nghiệp nên xác định thời điểm nhập hàng, thời gian lưu trữ dự kiến và kế hoạch xuất hàng ngay từ đầu. Việc này giúp hạn chế tình trạng hàng nằm kho quá lâu và vượt thời gian miễn phí.
Theo dõi thời gian lưu kho
Nên thường xuyên kiểm tra ngày hàng được nhập kho và thời hạn miễn phí. Với những lô hàng sắp hết thời gian miễn phí, cần chủ động lên phương án xuất hoặc giao hàng để tránh phát sinh thêm chi phí.
Tối ưu lượng hàng tồn kho
Không nên nhập hàng vượt quá nhu cầu thực tế trong thời gian dài. Duy trì lượng tồn kho phù hợp vừa giúp tiết kiệm diện tích vừa giảm chi phí bảo quản.
Chọn phương án lưu kho phù hợp
Tùy vào đặc điểm hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn kho thường, kho theo pallet, kho diện tích hoặc các hình thức lưu trữ khác. Việc lựa chọn đúng mô hình giúp tránh trả phí cho diện tích hoặc dịch vụ không cần thiết.
Thống nhất chính sách phí với đơn vị kho
Trước khi gửi hàng, cần xác nhận rõ thời gian miễn phí, đơn giá lưu kho, cách tính phí và các khoản phụ phí. Nếu doanh nghiệp có lượng hàng lớn hoặc lưu trữ thường xuyên, có thể trao đổi để có chính sách giá phù hợp hơn.
Kiểm soát hàng chậm luân chuyển
Những mặt hàng bán chậm nên được theo dõi riêng để có phương án xử lý sớm, chẳng hạn điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, thúc đẩy tiêu thụ hoặc giảm lượng hàng đưa vào kho.
Theo dõi tồn kho bằng phần mềm
Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp cập nhật số lượng, vị trí và thời gian lưu trữ của từng lô hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ phát hiện hàng tồn lâu và xử lý trước khi phát sinh thêm phí.
Tóm lại, muốn hạn chế phí lưu kho, doanh nghiệp cần kiểm soát tốt lượng hàng tồn, thời gian lưu trữ và kế hoạch xuất hàng, đồng thời thống nhất rõ chính sách giá với đơn vị cung cấp kho ngay từ đầu.
Thời gian miễn phí lưu kho được quy định như thế nào?
Thời gian miễn phí lưu kho là khoảng thời gian mà hàng hóa được phép lưu giữ tại kho mà khách hàng chưa phải thanh toán phí lưu trữ. Thời gian này không có một mức cố định cho mọi loại kho mà thường phụ thuộc vào chính sách của đơn vị cung cấp kho, loại hình dịch vụ và thỏa thuận giữa các bên.
Thông thường, khi hàng được nhập kho, đơn vị quản lý sẽ quy định một khoảng thời gian miễn phí nhất định. Nếu hàng vẫn tiếp tục lưu tại kho sau thời hạn này, phí lưu kho sẽ được tính theo bảng giá đã thỏa thuận.
Khi gửi hàng, doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý:
- Ngày bắt đầu tính thời gian miễn phí: Có thể được xác định từ ngày hàng nhập kho, ngày hoàn tất thủ tục hoặc thời điểm khác theo thỏa thuận.
- Thời hạn miễn phí: Cần xác nhận cụ thể được miễn phí trong bao nhiêu ngày hoặc theo chu kỳ nào.
- Thời điểm bắt đầu tính phí: Nếu hàng chưa được xuất khỏi kho sau thời gian miễn phí, phí lưu kho có thể được áp dụng từ ngày tiếp theo hoặc theo quy định riêng của kho.
- Cách tính phí: Có thể tính theo ngày, tháng, số lượng, trọng lượng, thể tích, pallet hoặc diện tích sử dụng.
- Trường hợp đặc biệt: Hàng cồng kềnh, hàng cần bảo quản riêng hoặc hàng chờ xử lý có thể có chính sách phí khác.
Do chính sách giữa các kho có thể khác nhau, khách hàng nên yêu cầu báo giá và điều khoản lưu kho bằng văn bản trước khi gửi hàng. Đây là cách đơn giản để biết chính xác thời gian được miễn phí và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Thông tin liên hệ vận chuyển hàng hóa
WEBSITE: chanhxedanang.vn
HOTLINE: 0912 64 7474
ZALO: 0912 64 7474
