Tôi chưa từng gửi chành xe thì cần làm những bước gì? Với những khách hàng lần đầu gửi hàng bằng chành xe, việc không biết bắt đầu từ đâu, cần chuẩn bị thông tin gì, đóng gói như thế nào, liên hệ ra sao và nhận hàng bằng cách nào là những vấn đề thường gặp. Đặc biệt, khi chưa từng sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, khách hàng có thể chưa phân biệt được cách gửi hàng tại kho với lấy hàng tận nơi, chưa biết chành xe tính cước theo trọng lượng hay khối lượng và cũng dễ bỏ sót các khoản phụ phí có thể phát sinh.
Thay vì tự tìm hiểu quá nhiều thông tin, khách hàng chỉ cần thực hiện đúng từng bước từ lúc chuẩn bị hàng đến khi nhận hàng. Quan trọng nhất là xác định chính xác loại hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, địa chỉ lấy và giao hàng để chành xe có cơ sở tư vấn phương án vận chuyển và báo giá phù hợp.
Quy trình gửi chành xe cho người lần đầu gửi hàng
Quy trình gửi chành xe cơ bản có thể triển khai theo trình tự:
- Xác định thông tin hàng hàng cần gửi
- Liên hệ chành xe cung cấp thông tin để hỏi giá
- Thống nhất phương án vận chuyển và chi phí
- Đóng gói, bàn giao hàng cho chành xe
- Nhận phiếu gửi hoặc mã vận đơn
- Theo dõi hành trình, tiến độ giao hàng
- Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa.
Mỗi bước đều có những điểm cần lưu ý, nhưng khách hàng mới không nhất thiết phải am hiểu nghiệp vụ vận tải, chỉ cần cung cấp thông tin trung thực, kiểm tra lại cước và các khoản phí trước khi gửi.
Xác định thông tin hàng cần gửi
Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng, đặc biệt với những khách hàng lần đầu gửi chành xe. Việc cung cấp đầy đủ thông tin giúp chành xe xác định phương án vận chuyển, tính cước chính xác và hạn chế phát sinh chi phí trong quá trình giao nhận.
Bạn nên chuẩn bị các thông tin sau:
Loại hàng hóa
Ghi rõ tên loại hàng và tính chất của hàng: Hàng tiêu dùng, nội thất, máy móc, thiết bị, vật liệu xây dựng, hàng điện tử, hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh…
VD: Bánh kẹo, bao gạo, thùng sơn, bao thức ăn chăn nuôi, hàng máy CNC, khung thép, sắt ống, máy giặt,….
Số lượng hàng
Cho biết tổng số kiện, bao, thùng, pallet hoặc số lượng từng sản phẩm.
VD: 5 thùng sơn, 2 bao bột, 1 bó thép ống,….
Trọng lượng
Cung cấp tổng trọng lượng dự kiến của lô hàng theo kg hoặc tấn. Nếu chưa cân được chính xác, có thể báo số kg ước tính
VD: 10 bao gạo mỗi bao 50 kg (Tổng 500kg),
Kích thước hàng hóa
Đối với hàng cồng kềnh, cần cung cấp kích thước dài × rộng × cao của từng kiện theo quy đổi sang mét (m). Thông tin này đặc biệt quan trọng khi chành xe tính cước theo thể tích, phần hàng hóa chiếm diện tích của thùng xe.
VD: Kiện máy phát điện 500kg kích thước (dài 1,5m x rộng 0.6m x cao 1,1m), Hàng 20 bó ống nhựa dài 6m x đường kính 0,3m,…
Tình trạng và đặc điểm hàng
Nên cung cấp cho chành xe biết hàng có:
- Dễ vỡ hay không (có màng hình, hàng sứ, hàng có kính, thủy tinh,…)
- Có giá trị cao hay không
- Dài, lớn, cồng kềnh hay quá khổ không (kích thước nguyên kiện lớn nhất và không thể tháo rời xếp gọn)
- Cần pallet, kiện gỗ hoặc phương án gia cố đặc biệt không.
Địa chỉ lấy hàng và giao hàng
Cung cấp địa chỉ cụ thể (theo tỉnh cũ và tỉnh mới đã sát nhập) để chành xe xác định có cần lấy hàng tận nơi, giao tận nơi hoặc cần xe nhỏ trung chuyển hay không. Tốt nhất có định vị gửi kèm theo để xác nhận chính xác địa chỉ lấy và giao hàng tránh nhầm lẫn.
Thời gian mong muốn
Nêu thời gian dự kiến gửi hàng và thời điểm mong muốn người nhận nhận được hàng. Nếu cần giao gấp, nên thông báo ngay từ đầu.
Những trường hợp cần lưu ý thời gian: Giao buổi đêm, giao trong giờ hành chính, phải đăng ký xe trước 1 ngày để giao hàng,…. Nên báo trước để chành xe chủ động sắp xếp lấy và giao hàng
Hình ảnh hàng hóa
Nếu chưa biết cách mô tả hàng hoặc không chắc kích thước, bạn có thể chụp vài ảnh tổng thể và ảnh từng kiện gửi cho chành xe.
Hình ảnh giúp nhân viên dễ hình dung và đánh giá cách đóng gói, bố trí phương tiện vận chuyển và khả năng phát sinh phí nâng hạ.
Liên hệ chành xe cung cấp thông tin để hỏi giá
Sau khi xác định được thông tin hàng hóa, bước tiếp theo là liên hệ với chành xe để yêu cầu báo giá. Đối với người lần đầu gửi hàng, bạn không cần biết chính xác cách tính cước, chỉ cần cung cấp thông tin càng đầy đủ càng tốt, nhân viên sẽ dựa trên trọng lượng, kích thước, loại hàng, tuyến đường và hình thức giao nhận để tư vấn phương án và cách tính cước.
Khi nhận báo giá, nên hỏi rõ cước vận chuyển chính, phí lấy hàng, phí giao hàng, bốc xếp, nâng hạ, trung chuyển và các khoản phụ phí khác nếu có. Việc xác nhận trước giúp hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Thống nhất phương án vận chuyển
Khi đã biết mức cước phí, khách hàng cần xác nhận với chành xe về hình thức gửi hàng. Có thể lựa chọn giao hàng tại kho, nhận hàng tại kho, lấy hàng tận nơi, giao hàng tận nơi hoặc kết hợp nhiều hình thức tùy nhu cầu.
Đồng thời, cần thống nhất thời gian dự kiến gửi hàng, thời gian nhận hàng và những yêu cầu đặc biệt đối với lô hàng.
Đóng gói và chuẩn bị hàng hóa
Hàng trước khi gửi cần được đóng gói, đóng kiện phù hợp trước khi bàn giao.
Hàng dễ vỡ nên có lớp chống sốc, máy móc, thiết bị có thể cần đóng kiện pallet hoặc kiện gỗ, hàng cồng kềnh cần được gia cố chắc chắn.
Bên ngoài kiện hàng nên đánh dấu hoặc ghi rõ thêm thông tin tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ giao hàng để hạn chế nhầm lẫn trong quá trình phân loại và giao nhận.
Bàn giao hàng cho chành xe
Khách hàng có thể tự mang hàng đến kho bãi của chành xe hoặc đăng ký xe đến lấy tận nơi. Khi bàn giao, nên kiểm tra lại số lượng kiện, tình trạng đóng gói và thông tin người nhận.
Nếu hàng có giá trị hoặc dễ hư hỏng, nên chụp lại tình trạng hàng và bao bì trước khi giao để thuận tiện đối chiếu khi cần thiết.
Nhận phiếu gửi hàng hoặc mã vận đơn
Sau khi tiếp nhận hàng, chành xe sẽ cung cấp phiếu gửi hàng, biên nhận hoặc mã vận đơn tùy quy trình của từng đơn vị. Khách hàng nên giữ lại thông tin này để làm căn cứ đối chiếu và thuận tiện khi cần hỏi tình trạng đơn hàng.
Theo dõi quá trình vận chuyển
Trong thời gian hàng di chuyển, khách hàng có thể liên hệ nhân viên chành xe để kiểm tra tình trạng đơn hàng, thời điểm hàng đến kho hoặc tiến độ giao hàng.
Nếu phát sinh có thay đổi về địa chỉ giao, số điện thoại người nhận hoặc thời gian nhận hàng, nên thông báo sớm cho chành xe.
Nhận hàng và kiểm tra
Khi hàng đến nơi, người nhận tiến hành nhận hàng theo thông tin biên nhận đã đăng ký. Trước khi hoàn tất nhận hàng, nên kiểm tra số lượng kiện, tình trạng bên ngoài và tình trạng hàng hóa.
Nếu phát hiện bất thường như thiếu kiện, móp méo hoặc hư hỏng, cần thông báo ngay cho chành xe để được kiểm tra và xử lý theo chính sách của đơn vị vận chuyển.
Việc hiểu rõ quy trình ngay từ đầu giúp khách hàng chủ động hơn khi gửi hàng, hạn chế tình trạng báo thiếu thông tin dẫn đến báo giá chưa chính xác, đóng gói không phù hợp, phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc khó theo dõi đơn hàng.
Vì vậy, trước khi bàn giao hàng cho chành xe, khách hàng nên tìm hiểu lần lượt từng bước và xác nhận rõ các thông tin liên quan đến cước vận chuyển, hình thức giao nhận, thời gian dự kiến và trách nhiệm khi hàng được bàn giao.
Liên hệ nhân viên chành xe tư vấn & báo giá
- Hotline: 0911 447 117 (Ms. Thư)
- Zalo: 0911 447 117
- Website: https://chanhxedanang.vn/
- Thời gian làm việc: 08h00 – 18h00 mỗi ngày
