Hàng đến kho có thể để lại bao lâu trước khi nhận? Thông thường, các nhà xe và kho bãi sẽ hỗ trợ lưu kho miễn phí từ 1 đến 3 ngày để khách hàng chủ động thu xếp thời gian ra nhận. Việc nắm rõ thời hạn lưu kho tiêu chuẩn cùng các mức phí phạt quá hạn sẽ giúp bạn tối ưu chi phí hậu cần và hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng, thất lạc hàng hóa.
Quy định về thời gian lưu kho miễn phí tiêu chuẩn
Thời gian lưu kho miễn phí là khoảng thời gian chành xe hỗ trợ lưu giữ, bảo quản hàng hóa tại kho bãi đệm mà không thu thêm bất kỳ khoản phí nào, tính từ thời điểm kho phát thông báo “hàng đã cập bãi”.
Trừ các điều khoản thỏa thuận riêng trong hợp đồng nguyên tắc, khung thời gian miễn phí lưu bãi phổ biến tại các chành xe vận chuyển nội địa hiện nay như sau:
- Thời gian tiêu chuẩn: Từ 24 đến 72 giờ (tương đương 1 – 3 ngày làm việc).
- Mốc bắt đầu tính giờ: Thời điểm nhân viên kho hoàn tất kiểm đếm, nhập hệ thống và gửi thông báo (qua điện thoại, SMS, Zalo hoặc Email) tới người nhận.
- Quy định ngày nghỉ:
- Nhiều chành xe không tính ngày Chủ nhật và ngày Lễ lớn vào thời gian lưu kho miễn phí nếu kho của họ đóng cửa nghỉ ca.
- Tuy nhiên, với các kho tổng vận hành 24/7, thời gian miễn phí sẽ tính liên tục theo giờ tròn (48h hoặc 72h) kể từ lúc thông báo.
Điều kiện để được hưởng trọn vẹn thời gian lưu kho miễn phí
Để đảm bảo lô hàng của bạn được áp dụng chính xác chính sách miễn phí này, cần lưu ý:
Thông tin người nhận chính xác: Cung cấp đúng số điện thoại và tên người nhận trên vận đơn để nhận thông báo hàng về ngay lập tức, tránh mất thời gian do thông báo trễ.
Xác nhận khung giờ làm việc của kho: Hỏi rõ thời gian mở/đóng cửa của bãi xe trả hàng để sắp xếp phương tiện đến lấy trước khi hết hiệu lực miễn phí.
Giữ lại biên nhận / chứng từ: Xuất trình đúng phiếu giao nhận hoặc mã vận đơn khi ra kho để nhân viên đối soát thời gian nhập kho chính xác.
Các yếu tố ảnh hưởng đến thời hạn cho phép gửi hàng tại kho
Thời hạn cho phép gửi hàng tại kho (bao gồm cả thời gian lưu kho miễn phí và thời gian tối đa cho phép gửi có thu phí) bị chi phối bởi nhiều yếu tố vận hành, đặc thù hàng hóa và thỏa thuận thương mại. Dưới đây là các yếu tố chính quyết định trực tiếp đến thời gian bạn có thể gửi hàng tại kho chành xe:
Dung tích và sức chứa của kho bãi lưu kho
Kho diện tích hạn chế: Các kho đệm nằm trong nội thành hoặc khu vực trung tâm thường có sức chứa nhỏ, áp lực quay vòng mặt bằng rất cao. Do đó, thời hạn cho phép gửi hàng tại đây thường rất ngắn (chỉ từ 1 – 2 ngày).
Kho tổng / Bãi tập kết lớn: Các kho bãi ngoại thành hoặc trung tâm logistics lớn có không gian chứa rộng rãi, khả năng xếp tầng cao sẽ linh hoạt cho phép khách hàng gửi hàng lâu hơn (từ 5 – 15 ngày hoặc theo tháng).
Đặc tính và quy cách của hàng hóa
Đặc điểm vật lý của lô hàng quyết định phần lớn mức độ ưu tiên giải phóng mặt bằng của thủ kho:
Hàng cồng kềnh, quá khổ: Máy móc lớn, sắt thép, cuôn bạt chiếm nhiều diện tích sàn và cản trở lối đi của xe nâng sẽ bị giới hạn thời hạn gửi rất ngắn.
Hàng khô, hàng đóng pallet/thùng carton: Dễ xếp chồng, tiết kiệm diện tích nên kho thường cho phép gửi lâu hơn.
Loại hình dịch vụ vận chuyển
Hàng lẻ, hàng ghép: Kho cần giải phóng không gian liên tục để tiếp nhận các chuyến xe gom hàng mới về bãi mỗi ngày. Thời gian cho phép lưu kho thường chỉ từ 2 – 3 ngày.
Hàng nguyên chuyến / Hàng dự án: Khách hàng thuê trọn gói hoặc giao dịch số lượng lớn thường được đàm phán thời hạn gửi hàng ưu đãi dài hơn hẳn (từ 5 – 7 ngày miễn phí hoặc chiết khấu phí lưu kho).
Hướng dẫn các bước chuẩn bị trước khi ra kho lấy hàng tồn lưu kho
Để quá trình ra kho chành xe lấy hàng tồn (hàng lưu bãi lâu ngày) diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và tránh tối đa chi phí phát sinh, bạn nên chuẩn bị chu đáo theo 5 bước sau:
Bước 1: Liên hệ chành xe kiểm tra tình trạng hàng và tiền cước
- Xác nhận vị trí kho đệm: Cần hỏi chính xác địa chỉ kho hiện tại của lô hàng.
- Đối soát chi phí: Yêu cầu thủ kho hoặc bộ phận kế toán chốt tổng số tiền phải thanh toán, bao gồm: Cước vận chuyển còn lại + Phí lưu kho/lưu bãi quá hạn + Phí bốc xếp (nếu có).
- Xác nhận thời gian làm việc: Hỏi rõ khung giờ kho mở cửa (tránh giờ nghỉ trưa hoặc khung giờ kho cao điểm đóng chuyến).
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và chứng từ đi đường
Việc lấy hàng tồn yêu cầu thủ tục đối soát nghiêm ngặt hơn hàng mới để tránh nhầm lẫn hoặc tranh chấp:
- Mang theo Căn cước công dân (CCCD) gốc của người nhận và Biên nhận vận chuyển / Mã vận đơn (bản giấy hoặc ảnh chụp).
- Nếu nhờ người lấy hộ: Cần có giấy ủy quyền hoặc tin nhắn/cuộc gọi xác nhận trực tiếp từ chủ hàng gửi cho thủ kho.
Bước 3: Điều động phương tiện vận chuyển và nhân lực phù hợp
- Chọn dòng xe tương thích: Dựa vào kích thước, tổng khối lượng và quy cách đóng gói của lô hàng tồn để điều xe tải (500kg – 2.5 tấn) hoặc xe ba gõ thích hợp.
- Lưu ý quy định cấm tải: Kiểm tra tuyến đường từ kho chành xe về kho riêng xem có bị cấm xe tải theo khung giờ hay không.
- Chuẩn bị nhân lực bốc xếp: Hỏi trước chành xe xem tại kho có sẵn đội bốc xếp/xe nâng hỗ trợ hay không. Nếu không, bạn cần chủ động dẫn theo phụ xe hoặc người bốc vác.
Bước 4: Chuẩn bị dụng cụ gia cố và bảo vệ hàng hóa
Hàng tồn kho lâu ngày có thể bị rách bao bọc, ẩm mốc hoặc bám nhiều bụi bẩn:
- Vật tư đóng gói lại: Mang theo màng PE co, băng dính khổ lớn, dây chằng (dây tăng quấn) và bạt che mưa/nắng.
- Dụng cụ kiểm tra: Băng keo để dán lại các góc thùng bị bung, dao rọc giấy và đèn pin (nếu đi lấy hàng ở góc kho tối).
Bước 5: Chuẩn bị phương thức thanh toán linh hoạt tại kho
- Xác nhận hình thức thanh toán: Hỏi trước chành xe nhận tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng/QR Code.
- Tiền mặt lẻ: Nếu thanh toán tiền mặt tại kho, nên chuẩn bị sẵn tiền lẻ đúng số tiền cước và phí lưu kho để hoàn tất thủ tục nhanh chóng, tránh mất thời gian chờ thủ kho tìm tiền thối.
Rủi ro và hệ lụy khi để hàng lưu kho quá lâu không ra nhận
Việc để hàng hóa tồn đọng quá lâu tại kho bãi chành xe mà không ra nhận kịp thời không chỉ gây khó khăn cho đơn vị vận chuyển mà còn mang lại nhiều tổn thất trực tiếp cho chủ hàng. Dưới đây là các rủi ro và hệ lụy nghiêm trọng cần lưu ý:
Mất kiểm soát chi phí do phát sinh phụ phí lưu tại kho
- Cước lưu bãi cộng dồn theo ngày: Sau khi hết thời gian lưu kho miễn phí tiêu chuẩn (thường từ 24 – 72 giờ), chi phí lưu kho sẽ bắt đầu được kích hoạt.
Nguy cơ hư hỏng, giảm chất lượng hàng hóa
Kho bãi chành xe chủ yếu là kho đệm luân chuyển, không phải kho bảo quản chuyên dụng dài hạn:
- Ảnh hưởng bởi thời tiết và môi trường: Độ ẩm cao, bụi bẩn, nhiệt độ khắc nghiệt hoặc tình trạng ngập nước mùa mưa dễ làm ẩm mốc, rỉ sét, mục nát bao bì và hỏng hóc linh kiện bên trong.
- Tác động từ côn trùng, gặm nhấm: Hàng hóa để lâu trong góc kho dễ bị chuột, gián tấn công, đặc biệt là các mặt hàng thực phẩm, nông sản, quần áo hoặc thùng carton.
- Suy giảm hạn sử dụng: Các mặt hàng thực phẩm, hóa mỹ phẩm, dược phẩm có vòng đời ngắn sẽ bị giảm thời hạn thương mại, thậm chí hết hạn trước khi kịp đưa ra thị trường tiêu thụ.
Rủi ro thất lạc, móp méo do va đập và di chuyển nhiều lần
- Bị dịch chuyển vị trí liên tục: Để giải phóng mặt bằng cho các chuyến xe mới về bãi mỗi ngày, thủ kho buộc phải di chuyển, di dời lô hàng tồn sang các góc đệm khác nhau.
- Tăng tỷ lệ va quẹt, ngã đổ: Việc nâng hạ và di dời lặp đi lặp lại nhiều lần bằng xe nâng hoặc sức người làm tăng rủi ro rách bao bọc, móp méo thùng, vỡ tem niêm phong hoặc thất lạc các kiện nhỏ trong lô hàng.
Nguy cơ bị thanh lý hoặc tiêu hủy theo quy định định kỳ
- Đưa vào danh sách hàng vô chủ / tồn đọng: Hầu hết các chành xe đều có quy định về thời hạn lưu kho tối đa (thường từ 15 – 30 ngày tùy hợp đồng).
Sự khác biệt về thời gian lưu kho giữa hàng lẻ và hàng nguyên chuyến
Đối với Hàng lẻ, Hàng ghép lưu kho
- Áp lực luân chuyển diện tích kho đệm: Hàng ghép tập hợp hàng trăm kiện hàng lớn nhỏ của nhiều chủ hàng khác nhau. Nếu một vài chủ hàng chậm ra nhận, kho đệm sẽ lập tức bị tắc nghẽn, gây cản trở trực tiếp đến khâu phân loại và hạ hàng của các chuyến xe chạy tuyến kế tiếp.
- Thời gian ưu đãi khắt khe: Chành xe thường chỉ hỗ trợ miễn phí lưu kho từ 1 đến 2 ngày tính từ lúc phát thông báo hàng cập bãi. Qua thời gian này, hệ thống sẽ tự động tính phí lưu kho theo ngày để hối thúc người nhận giải phóng mặt bằng.
Đối với Hàng nguyên chuyến lưu kho
- Ưu đãi theo hợp đồng thương mại: Khách hàng thuê nguyên chuyến thường là các doanh nghiệp, nhà máy gửi khối lượng lớn. Trong hợp đồng vận chuyển nguyên tắc, các đơn vị này luôn đàm phán trước thời hạn lưu kho ưu đãi để chủ động điều phối nhân lực và phương tiện riêng ra nhận.
- Giải pháp lưu hàng trên phương tiện (Lưu ca xe): Hàng nguyên chuyến nhiều trường hợp không cần hạ xuống sàn kho mà được lưu trực tiếp trên thùng xe tải hoặc container tại bãi. Khi đó, thời gian lưu kho chuyển thành chi phí đền ca xe theo ngày, giúp diện tích kho đệm của nhà xe không bị chiếm dụng.
Quy trình xử lý đối với hàng hóa vô chủ hoặc tồn kho quá thời gian quy định
Quy trình xử lý hàng hóa tồn đọng quá thời gian quy định hoặc không có người nhận (hàng vô chủ) tại các chành xe được thực hiện nghiêm ngặt qua 5 bước nhằm đảm bảo đúng quy định pháp luật và tối ưu chi phí vận hành kho bãi:
Bước 1: Rà soát và lập danh sách hàng hóa lưu kho quá hạn
Định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, bộ phận quản lý kho tiến hành rà soát toàn bộ bãi đệm:
- Bọc lọc các đơn hàng đã vượt quá thời hạn lưu kho tối đa theo quy định (thường là sau 15 – 30 ngày kể từ ngày thông báo hàng về).
- Kiểm tra số đơn hàng, mã vận đơn, số kiện và vị trí lưu trữ thực tế tại kho.
Bước 2: Phát thông báo nhắc nhở và cảnh báo lần cuối
- Gửi thông báo nhiều kênh: Thực hiện cuộc gọi trực tiếp, gửi tin nhắn SMS/Zalo và gửi văn bản/email đến cả bên gửi và bên nhận.
- Thời hạn phản hồi ấn định: Ấn định thời hạn cuối cùng (thường từ 3 – 7 ngày làm việc) yêu cầu chủ hàng ra nhận hoặc xác nhận phương án xử lý.
- Cảnh báo chế tài: Nêu rõ nếu quá thời hạn trên mà không có phản hồi, lô hàng sẽ chính thức bị coi là “hàng vô chủ” và chuyển sang quy trình thanh lý/tiêu hủy.
Bước 3: Lập biên bản niêm phong và chuyển sang khu vực kho tồn
Khi hết thời hạn cảnh báo mà không nhận được phản hồi:
- Đại diện chành xe (Thủ kho, Quản lý bãi và Kế toán) tiến hành lập Biên bản ghi nhận hàng tồn đọng quá hạn.
- Chụp ảnh, quay video hiện trạng vỏ bọc, tem nhãn và số lượng kiện hàng.
- Di dời lô hàng từ khu vực lưu kho thông thường sang Khu vực hàng tồn chờ xử lý để giải phóng mặt bằng cho hoạt động vận chuyển hàng ngày.
Bước 4: Thành lập hội đồng và ra quyết định xử lý
- Đối với hàng còn giá trị thương mại (máy móc, nguyên vật liệu, hàng khô…): Tiến hành phát mại / thanh lý nội bộ hoặc thông qua bên thứ ba để thu hồi chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho và chi phí quản lý phát sinh.
- Đối với hàng hư hỏng, biến chất, hết hạn sử dụng hoặc hàng cấm: Lập biên bản và tổ chức tiêu hủy an toàn theo đúng quy định về môi trường.
Bước 5: Hoàn tất hồ sơ và hạch toán tài chính
- Trích trừ chi phí: Số tiền thu được từ việc thanh lý sẽ được ưu tiên bù đắp cho cước phí vận chuyển còn thiếu, phụ phí lưu kho quá hạn và chi phí tổ chức thanh lý.
- Xử lý khoản tiền dư (nếu có): Nếu số tiền thanh lý lớn hơn tổng chi phí nợ, khoản chênh lệch sẽ được hạch toán vào tài khoản treo chờ chủ hàng hợp pháp đến đối soát (trong thời hạn quy định) hoặc xử lý theo điều khoản hợp đồng vận chuyển.
- Đóng mã vận đơn: Kế toán hoàn tất chứng từ, xóa mã vận đơn trên hệ thống và chính thức đóng hồ sơ xử lý đơn hàng.
Thông tin liên hệ Chành xe Đà Nẵng
- HOTLINE: 0943962244
- ZALO: 0943962244
- WEBSITE: chanhxedanang.vn
