Có thể tra cứu lịch sử những đơn đã gửi không? Câu trả lời hoàn toàn là CÓ. Hầu hết các chành xe và đơn vị vận tải hiện nay đều lưu trữ hệ thống dữ liệu vận đơn giúp khách hàng dễ dàng rà soát lại thông tin các đơn hàng đã thực hiện. Việc tra cứu lại lịch sử gửi hàng không chỉ giúp bạn kiểm tra trạng thái giao nhận, tổng hợp chi phí cước mà còn là căn cứ quan trọng để đối soát chứng từ, hóa đơn khi cần thiết. Hãy cùng tìm hiểu các cách tra cứu lịch sử đơn hàng nhanh chóng và chính xác nhất ngay dưới đây.
Lợi ích của việc kiểm tra lịch sử đơn hàng đã gửi
Việc chủ động kiểm tra và theo dõi lại lịch sử các đơn hàng đã gửi mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp, cụ thể:
- Quản lý tài chính và đối soát cước phí dễ dàng: Giúp người gửi dễ dàng tổng hợp tổng chi phí vận chuyển theo tuần, tháng hoặc quý; đối soát chính xác các khoản tiền cước, phí thu hộ (COD) và chi phí phát sinh với chành xe mà không lo sai sót.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả giao hàng: Dễ dàng kiểm tra lại tỉ lệ giao hàng thành công, thời gian toàn trình trung bình của từng tuyến đường, từ đó đánh giá được chất lượng dịch vụ của nhà xe để quyết định hợp tác lâu dài.
- Cung cấp bằng chứng giải quyết khiếu nại, sự cố: Khi phát sinh tranh chấp về hàng hư hỏng, thất lạc, thiếu số lượng hoặc giao trễ, lịch sử đơn hàng (bao gồm thời gian xuất kho, biên bản giao nhận, hình ảnh/chữ ký người nhận) là căn cứ đối soát minh bạch nhất.
- Tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng: Đối với các chủ shop và doanh nghiệp, việc tra cứu lại thông tin đơn cũ giúp phản hồi nhanh chóng câu hỏi của người nhận, chủ động xử lý các yêu cầu đổi trả hoặc gửi bổ sung hàng hóa chính xác.
- Lưu trữ dữ liệu khách hàng và lịch sử nhập/xúc hàng: Giúp doanh nghiệp dễ dàng xem lại tần suất gửi hàng, thông tin địa chỉ, số điện thoại của từng đối tác/khách hàng cũ để phục vụ cho các kế hoạch bán hàng và chăm sóc lại sau này.
Các thông tin hiển thị trong lịch sử đơn hàng gửi tại chành xe
Khi truy cập và tra cứu phần lịch sử đơn hàng đã gửi tại chành xe (qua hệ thống Website, App hoặc file đối soát), khách hàng thường sẽ xem được đầy đủ các nhóm thông tin chi tiết dưới đây:
Thông tin định danh đơn hàng
- Mã vận đơn / Số phiếu gửi: Dãy mã số duy nhất dùng để phân biệt và quản lý từng lô hàng.
- Mã đơn hàng nội bộ: (Nếu có) Mã reference do người gửi tự đặt để quản lý theo hệ thống riêng.
- Thời gian khởi tạo: Ngày, giờ chính xác đơn hàng được lập phiếu tại kho gửi.
Thông tin các bên giao nhận
- Người gửi: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ kho/văn phòng gửi hàng.
- Người nhận: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng chi tiết hoặc tên kho đích nhận hàng.
Chi tiết lô hàng hóa
- Tên/Danh mục mặt hàng: Mô tả loại hàng (máy móc, bao bọc, hàng tiêu dùng, nguyên vật liệu…).
- Quy cách & Số lượng: Số kiện, số thùng, trọng lượng tổng (kg) hoặc tổng thể tích (m^3).
- Hình ảnh đính kèm: Ảnh chụp kiện hàng thực tế lúc tiếp nhận tại kho và lúc bàn giao cho người nhận.
Lịch trình và trạng thái vận chuyển
- Trạng thái hiện tại: Đã tiếp nhận –> Đang ở kho gửi –> Đang vận chuyển –> Đã tới kho đích –> Đang giao hàng –> Giao thành công / Thất bại.
- Lịch sử mốc thời gian: Nhật ký ghi lại từng công đoạn (ví dụ: 10:00 12/10 xuất kho TP.HCM, 08:00 13/10 nhập kho Đà Nẵng).
- Thông tin phương tiện: Biển số xe tải/container chở hàng và tên/SĐT tài xế phụ trách.
Chi tiết cước phí và thanh toán
- Tổng cước vận chuyển: Chi tiết cước chính và các phụ phí (bốc xếp, nâng hạ, giao tận nơi, đóng gói).
- Tiền thu hộ COD: Số tiền chành xe cần thu từ người nhận (nếu có).
- Hình thức & Trạng thái thanh toán: Thanh toán đầu gửi, thanh toán đầu nhận hoặc công nợ tháng; trạng thái Đã thanh toán hay Chưa thanh toán.
Chứng từ xác nhận hoàn thành
- Chữ ký & Họ tên người nhận: Tên người thực tế đã nhận hàng tại điểm đích.
- Biên bản giao nhận điện tử: File ảnh chụp phiếu giao hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận của hai bên.
Lịch sử đơn hàng lưu trữ thông tin gì và có thể tra cứu trong bao lâu?
Lịch sử đơn hàng lưu trữ những thông tin chi tiết gì?
Một hồ sơ đơn hàng hoàn chỉnh lưu trên hệ thống thường bao gồm 5 nhóm dữ liệu cốt lõi:
- Thông tin định danh đơn hàng: Mã vận đơn , Mã đơn hàng nội bộ , Ngày giờ khởi tạo đơn.
- Thông tin các bên liên quan: Tên, số điện thoại, địa chỉ chi tiết của Người gửi và Người nhận.
- Chi tiết hàng hóa vận chuyển: Tên mặt hàng, số lượng kiện, khối lượng thực tế (kg), kích thước quy đổi (m3), giá trị khai giá hàng hóa và các yêu cầu bảo quản đặc biệt (nếu có).
- Nhật ký hành trình chi tiết:
- Thời gian chính xác từng mốc: Xuất kho gửi –> Nhập kho trung chuyển –> Lên xe đường dài –> Đến kho đích –> Giao cho bưu tá/tài xế trả hàng –> Ký nhận thành công.
- Tên và số điện thoại tài xế/shipper phụ trách từng công đoạn.
- Thông tin tài chính & Chứng từ giao nhận:
- Tổng cước phí vận chuyển, phí thu hộ (COD), phí bảo hiểm, tiền cước đã thanh toán hay còn công nợ.
- Hình ảnh chữ ký số người nhận, ảnh chụp biên bản giao nhận hoặc ảnh xác nhận giao hàng thành công tại điểm đích.
Lịch sử đơn hàng có thể tra cứu trong bao lâu?
Thời gian hệ thống lưu trữ và cho phép khách hàng tra cứu lịch sử đơn hàng có sự khác nhau tùy thuộc vào nền tảng và phương thức tra cứu:
| Nền tảng / Đơn vị vận chuyển | Thời hạn tra cứu trực tuyến (App/Web) | Thời hạn lưu trữ trên Sever (Hỗ trợ qua CSKH) |
| Đơn vị Chuyển phát nhanh | 3 – 6 tháng gần nhất trên giao diện ứng dụng di động. | Tối đa 12 tháng. Sau thời gian này, dữ liệu trực tuyến sẽ được đóng băng. |
| Chành xe / Công ty Vận tải đường bộ | 6 – 12 tháng trên Cổng tra cứu website/ERP. | 1 – 3 năm trên cơ sở dữ liệu nội bộ để phục vụ đối soát công nợ định kỳ. |
| Sàn TMĐT | Vĩnh viễn trong mục “Lịch sử mua/bán hàng” của tài khoản người dùng. | Lưu trữ vĩnh viễn dữ liệu giao dịch điện tử theo quy định. |
Cần làm gì khi không tìm thấy thông tin đơn hàng đã gửi trên hệ thống?
Dưới đây là 5 mẹo quản lý và lưu giữ mã vận đơn thông minh, giúp bạn kiểm soát toàn bộ dòng hàng nhanh chóng, khoa học:
Để xử lý nhanh chóng và tránh tâm lý lo lắng, người gửi cần bình tĩnh thực hiện quy trình kiểm tra và xử lý 5 bước chuẩn dưới đây:
Kiểm tra lại thao tác nhập dữ liệu và thông tin đầu vào
Trước tiên, hãy chắc chắn rằng không có sự sai sót trong quá trình nhập liệu:
- Mã vận đơn / Số phiếu gửi: Kiểm tra xem có gõ thừa/thiếu ký tự, khoảng trắng, hoặc nhầm lẫn giữa chữ cái và chữ số hay không (ví dụ: số
0với chữO, số1với chữI). - Số điện thoại tra cứu: Đảm bảo nhập đúng số điện thoại được đăng ký ở mục Người gửi trên phiếu gửi hàng (thay vì số người nhận).
- Định dạng dữ liệu: Kiểm tra xem hệ thống tra cứu của nhà xe yêu cầu nhập có dấu hay không dấu, có cần dấu gạch ngang giữa các chuỗi mã hay không.
Xác định nguyên nhân do “Độ trễ cập nhật dữ liệu”
Không phải đơn hàng nào vừa gửi xong cũng xuất hiện ngay trên hệ thống online:
- Hàng mới gửi trong ngày (1 – 4 giờ đầu): Đơn hàng có thể mới dừng lại ở bước lập phiếu giấy/nhận hàng tại kho và nhân viên chưa kịp bắn mã vạch nhập máy.
- Gửi hàng qua chành xe truyền thống: Các chành xe đường bộ nhỏ thường tổng hợp dữ liệu và nhập hệ thống vào cuối ngày (sau 18h – 20h) khi xe bắt đầu gom đủ tải và xếp lịch xuất bến.
- Khắc phục: Tạm thời chờ từ 2 – 6 tiếng (hoặc qua đêm đối với các đơn gửi muộn) trước khi tiến hành tra cứu lại.
Tìm kiếm bằng các phương thức thay thế trên ứng dụng
Nếu tra cứu theo Mã vận đơn không ra kết quả, hãy thử các kênh truy xuất khác:
- Tra cứu theo Số điện thoại: Nhập số điện thoại người gửi vào mục “Tìm kiếm đơn hàng” trong App/Web để xem toàn bộ danh sách đơn đang xử lý.
- Tra cứu trong mục “Nhật ký/Lịch sử tạo đơn”: Vào phần quản lý đơn hàng trên tài khoản cá nhân, lọc theo khoảng thời gian (Ví dụ: 7 ngày gần nhất hoặc Tháng này) thay vì gõ mã thủ công.
Liên hệ trực tiếp bộ phận CSKH hoặc Tổng đài nhà xe
Nếu sau 12 – 24 giờ vẫn không tìm thấy thông tin trên hệ thống, hãy liên hệ ngay cho đơn vị vận chuyển:
- Cung cấp chứng từ gốc: Chuẩn bị sẵn hình ảnh Biên nhận gửi hàng, Phiếu xuất kho hoặc Mã vận đơn giấy do kho/tài xế cấp khi nhận hàng.
- Gửi yêu cầu qua kênh hỗ trợ: Gọi Tổng đài CSKH, gửi tin nhắn qua Zalo chính thức của chành xe hoặc đến trực tiếp kho gửi ban đầu để nhân viên tra cứu bằng phân quyền hệ thống nội bộ.
Mẹo quản lý và lưu giữ mã vận đơn giúp tra cứu lịch sử gửi hàng nhanh chóng
Dưới đây là 5 mẹo quản lý và lưu giữ mã vận đơn thông minh, giúp bạn kiểm soát toàn bộ dòng hàng nhanh chóng, khoa học:
Số hóa dữ liệu bằng File Excel hoặc phần mềm quản lý
Thay vì lưu trữ thủ công bằng cách chụp ảnh màn hình điện thoại rất dễ bị trôi và khó tìm kiếm, hãy xây dựng một bảng theo dõi chuẩn hóa:
- Các trường thông tin bắt buộc:
Ngày gửi,Mã vận đơn,Tên nhà xe / Đơn vị chuyển phát,Họ tên & SĐT người nhận,Nội dung hàng hóa,Cước phí. - Lợi ích: Khi cần kiểm tra lại lịch sử của một đơn hàng từ vài tháng trước, bạn chỉ cần dùng tổ hợp phím
Ctrl + Ftrên Excel và nhập số điện thoại hoặc tên khách hàng là có thể tìm ra ngay mã vận đơn tương ứng trong vài giây.
Chụp ảnh biên nhận gửi hàng ngay tại quầy chành xe
- Ngay sau khi nhân viên chành xe hoặc bưu tá in phiếu gửi / biên nhận có mã vạch, hãy dùng điện thoại chụp lại toàn bộ tờ biên nhận ngay tại chỗ.
- Mẹo đặt tên ảnh: Nếu lưu trên điện thoại hoặc máy tính, hãy đổi tên file ảnh theo cú pháp
[TênKháchHàng]_[SĐT]_[MãVậnĐơn]để dễ dàng lọc tìm khi cần đối chiếu hành trình.
Tận dụng tính năng “Sổ địa chỉ” và “Lịch sử tạo đơn” trên App vận chuyển
- Hầu hết các ứng dụng của đơn vị chuyển phát nhanh (Viettel Post, GHN, GHTK…) hoặc ứng dụng đặt vé/gửi hàng của các chành xe lớn hiện nay đều có tính năng tự động lưu trữ lịch sử.
- Hãy luôn đăng nhập bằng một số điện thoại cố định của cửa hàng/doanh nghiệp khi tạo đơn để hệ thống tự động đồng bộ toàn bộ lịch sử gửi hàng vào một tài khoản quản lý duy nhất.
Quy tắc lưu giữ chứng từ giấy và thời hạn đối soát
- Phân loại thùng hồ sơ: Sắp xếp các liên biên nhận gửi hàng giấy theo từng tuần hoặc từng tháng vào các file còng, kẹp tài liệu riêng.
- Thời gian lưu trữ tối thiểu: Giữ lại các biên nhận giấy ít nhất từ 3 đến 6 tháng đối với hàng thông thường, và 1 năm đối với các mặt hàng giá trị cao hoặc hàng công nợ, đảm bảo luôn có chứng từ gốc đối chiếu khi phát sinh tranh chấp vận chuyển.
Thông tin liên hệ Chành xe Đà Nẵng
- HOTLINE: 0943962244
- ZALO: 0943962244
- WEBSITE: chanhxedanang.vn
