Gửi nhiều đơn có thể nhận báo cáo giao hàng hằng ngày không?

Gửi nhiều đơn có thể nhận báo cáo giao hàng hằng ngày không? Câu trả lời hoàn toàn là Có. Khi hoạt động kinh doanh mở rộng với lượng đơn hàng phát sinh liên tục mỗi ngày, việc nhận báo cáo giao hàng định kỳ 24h là giải pháp tự động hóa giúp chủ shop và doanh nghiệp nắm bắt chính xác trạng thái từng kiện hàng. Báo cáo hằng ngày không chỉ giúp kiểm soát tỷ lệ giao thành công mà còn hỗ trợ phát hiện sớm các sự cố phát sinh để xử lý kịp thời, tránh nguy cơ chậm trễ hoặc hoàn hàng không mong muốn.

Lợi ích khi nhận báo cáo giao hàng hằng ngày cho doanh nghiệp

Dưới đây là 5 lợi ích vượt trội khi doanh nghiệp duy trì nhận báo cáo giao hàng định kỳ $24\text{h}$ 24h:

Chủ động xử lý sự cố giao hàng và giảm tối đa tỷ lệ chuyển hoàn

Phát hiện sớm đơn trục trặc: Báo cáo hằng ngày giúp bộ phận CSKH lọc nhanh các đơn hàng gặp vấn đề như: không liên lạc được người nhận, sai địa chỉ, khách hẹn lại ngày giao, hoặc từ chối nhận hàng.
Xử lý trong “khung giờ vàng”: CSKH có thể liên hệ lại với người mua hoặc phối hợp ngay với bưu tá/chành xe để giao lại trong ngày, tránh việc đơn hàng bị ngâm quá $2 – 3$ 2−3 ngày dẫn đến tự động chuyển hoàn, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển 2 đầu.

Tối ưu hóa quy trình đối soát tiền và quản lý dòng tiền

Nắm bắt chính xác dòng tiền về: Báo cáo tổng hợp rõ ràng số tiền đã thu thành công trong ngày, giúp bộ phận Kế toán chủ động dự báo dòng tiền về tài khoản.
Rút ngắn thời gian đối soát: Việc đối soát dữ liệu hằng ngày giúp loại bỏ tình trạng dồn đơn vào cuối tháng, giảm thiểu sai sót, lệch số liệu giữa doanh nghiệp và đơn vị vận chuyển.

Nâng cao chất lượng dịch vụ Khách hàng và trải nghiệm mua sắm

Cập nhật thông tin chủ động: Khi biết chính xác đơn hàng nào đang trên đường giao trong ngày, doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn tự động ( $SMS/Zalo\ ZNS$ SMS/Zalo ZNS) thông báo cho khách hàng chuẩn bị nhận hàng.
Giải quyết khiếu nại siêu tốc: Khi khách hàng hỏi về hành trình đơn, nhân viên CSKH chỉ cần tra cứu báo cáo hằng ngày là có thể trả lời ngay lập tức mà không cần chờ đối soát phức tạp với bên vận chuyển.

Đánh giá chính xác hiệu suất của các đơn vị vận tải

So sánh năng lực giao hàng: Khi gửi đơn qua nhiều đối tác (GHN, Viettel Post, GHTK, các Chành xe…), báo cáo hằng ngày cho phép doanh nghiệp đo lường chính xác:
- Tỷ lệ giao hàng thành công đúng hạn ( $On-time\ delivery$ On−time delivery).
- Tỷ lệ hỏng/mất mát hàng hóa.
- Tốc độ xử lý đơn sự cố của từng đơn vị.
Tối ưu chi phí & phân luồng đơn: Dựa vào dữ liệu thực tế, doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn đối tác vận chuyển tối ưu nhất cho từng tuyến đường/khu vực.

Tự động hóa báo cáo và giảm tải áp lực cho nhân sự Kế toán

Thay vì phải xuất file thủ công và tổng hợp từ nhiều hệ thống riêng lẻ, báo cáo tự động gửi về Email/Dashboard hằng ngày giúp chuẩn hóa dữ liệu tập trung.
Giúp cấp quản lý có cái nhìn tổng quan về bức tranh vận hành giao nhận chỉ trong 5 phút mỗi buổi sáng, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh kinh doanh kịp thời.

Các hình thức nhận báo cáo giao hàng tự động phổ biến hiện nay

Để quản lý hiệu quả dòng hàng và tối ưu hóa vận hành, các doanh nghiệp gửi đơn số lượng lớn hiện nay có thể lựa chọn 4 hình thức nhận báo cáo giao hàng tự động phổ biến dưới đây tùy thuộc vào quy mô và hạ tầng công nghệ của mình:

Nhận báo cáo tự động qua Email

Đây là hình thức phổ biến và dễ triển khai nhất, phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp và chủ shop vừa và lớn.

Cách thức hoạt động: Hệ thống của đơn vị vận chuyển sẽ tự động tổng hợp dữ liệu giao nhận trong 24h qua và xuất thành file báo cáo gửi trực tiếp đến hòm thư điện tử của Kế toán hoặc bộ phận Logistics vào một khung giờ cố định (thường là 7:00 – 8:00 sáng hằng ngày).
Ưu điểm: Không tốn chi phí lập trình/kết nối hệ thống; dữ liệu dạng file dễ lưu trữ, chia sẻ và mở trực tiếp bằng Microsoft Excel hoặc Google Sheets.
Hạn chế: Dữ liệu mang tính chất định kỳ theo ngày, không cập nhật liên tục theo thời gian thực.Theo dõi qua Bảng điều khiển trung tâm

Theo dõi qua Bảng điều khiển trung tâm

Dành cho các doanh nghiệp có đội ngũ vận hành cần tra cứu và xuất báo cáo linh hoạt theo nhu cầu.

Cách thức hoạt động: Đơn vị vận chuyển cấp cho doanh nghiệp tài khoản Doanh nghiệp. Cấp quản lý chỉ cần đăng nhập vào Portal/Dashboard là có thể xem trực quan biểu đồ tỷ lệ giao thành công, đơn sự cố, đơn đang giao và tự xuất báo cáo bất kỳ lúc nào.
Ưu điểm: Giao diện trực quan, dễ lọc dữ liệu theo từng chi nhánh, tuyến vận chuyển hoặc khoảng thời gian tùy chỉnh.
Hạn chế: Cần có nhân sự chủ động đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra và tải báo cáo thủ công.

Nhận thông báo tự động qua OTT hoặc Tin nhắn nhóm

Hình thức hiện đại giúp ban quản lý và nhóm CSKH cập nhật nhanh biến động đơn hàng ngay trên điện thoại di động.

Cách thức hoạt động: Thiết lập Bot tự động gửi tin nhắn tổng hợp vào nhóm Zalo hoặc Telegram làm việc của phòng vận hành mỗi cuối ngày.
Ưu điểm: Nhanh chóng, tiện lợi, giúp toàn bộ đội ngũ liên quan cùng nắm bắt tình hình mà không cần mở máy tính hay kiểm tra file Excel phức tạp.
Hạn chế: Thích hợp cho việc cảnh báo và xem số liệu tổng quan, không phù hợp để đối soát chi tiết từng dòng dữ liệu lớn.

Quy trình đăng ký và thiết lập tính năng nhận báo cáo giao hàng tự động

Dưới đây là quy trình 5 bước chuẩn hóa giúp doanh nghiệp đăng ký và thiết lập tính năng nhận báo cáo giao hàng tự động 24/7 từ các đối tác vận tải và chuyển phát nhanh:

Bước 1: Khai báo tài khoản Doanh nghiệp

Liên hệ Chuyên viên Quản lý Tài khoản: Làm việc trực tiếp với chuyên viên phụ trách hợp đồng của đơn vị vận chuyển (GHN, Viettel Post, GHTK, các công ty chành xe/logistics…).
Nâng cấp tài khoản: Chuyển đổi tài khoản từ dạng cá nhân/shop nhỏ lẻ sang tài khoản Doanh nghiệp / Khách hàng Hợp đồng để mở khóa đầy đủ các tính năng quản trị cao cấp và phân quyền dữ liệu.

Bước 2: Lựa chọn Định dạng và Kênh nhận Báo cáo

Doanh nghiệp chốt nhu cầu tiếp nhận thông tin theo hạ tầng hiện có:

Nhận qua Email: Đăng ký danh sách Email nhận báo cáo (nên dùng Email chung của phòng ban như ketoan@domain.com hoặc logistics@domain.com).
Nhận qua API: Yêu cầu phía đối tác cung cấp tài liệu kết nối và Mã khóa truy cập.
Nhận qua Webhook/OTT: Khai báo URL Webhook hệ thống hoặc liên kết ID nhóm Zalo/Telegram làm việc.

Bước 3: Cấu hình Tần suất và Trường thông tin hiển thị

Cấu hình thời gian gửi: Thiết lập khung giờ hệ thống tự động xuất và gửi file.
Lựa chọn bộ lọc dữ liệu:
- Bộ lọc trạng thái: Đã giao, Đang giao, Đang phát lại, Giao không thành công/Chờ xử lý, Đã hoàn…
- Các trường bắt buộc: Mã vận đơn, Tên/SĐT người nhận, Địa chỉ, Tiền COD, Cước phí, Lý do giao hỏng, Tên bưu tá/lái xe phụ trách.

Bước 4: Chạy thử nghiệm và Kiểm tra Dữ liệu

Thử nghiệm gửi báo cáo: Yêu cầu đơn vị vận chuyển kích hoạt gửi file mẫu hoặc chạy thử API trong 2 – 3 ngày làm việc.
Đối soát tính chính xác: Bộ phận Kế toán và Logistics tiến hành kiểm tra:
- File có bị lỗi font, mất dữ liệu hoặc thiếu file đính kèm .xml/.xlsx không.
- Tổng số lượng đơn trên báo cáo có khớp 100% với tổng đơn đã xuất kho trên hệ thống nội bộ hay không.

Bước 5: Phân quyền Nhân sự và Đưa vào Vận hành Chính thức

Phân quyền truy cập nội bộ:
- Kế toán: Quyền truy cập báo cáo COD, doanh thu cước và trạng thái hoàn thành để làm thủ tục đối soát.
- Đội CSKH: Quyền xem dữ liệu đơn sự cố hằng ngày để liên hệ xử lý ngay.
Chuẩn hóa quy trình làm việc: Quy định trách nhiệm xử lý danh sách đơn sự cố trong báo cáo trước 11:30 trưa hằng ngày để kịp thời hỗ trợ bưu tá giao lại trong ca chiều.

Cách tận dụng báo cáo giao hàng hằng ngày để giảm thiểu tỷ lệ chuyển hoàn

Tỷ lệ chuyển hoàn cao là “cơn ác mộng” ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp do tốn chi phí vận chuyển 2 đầu, đọng vốn và rủi ro hư hỏng hàng hóa. Báo cáo giao hàng hằng ngày chính là công cụ đắc lực giúp bộ phận CSKH và Vận hành can thiệp kịp thời vào “khung giờ vàng” để cứu đơn hàng.

Dưới đây là 5 bước tận dụng báo cáo hằng ngày để kéo giảm tối đa tỷ lệ chuyển hoàn:

Phân loại và xử lý ngay nhóm “Đơn hàng sự cố”

Trong file báo cáo hằng ngày gửi về mỗi buổi sáng, hãy yêu cầu đơn vị vận chuyển gắn bộ lọc cho các đơn phát không thành công. Nhóm CSKH cần ưu tiên xử lý ngay các trạng thái sau:

Không liên lạc được người nhận: CSKH chủ động gọi điện, gửi tin nhắn Zalo/SMS cho khách hàng để nhắc lịch giao hoặc lấy SĐT phụ.
Sai/khó tìm địa chỉ: Lấy lại thông tin chi tiết (số nhà, ngõ/hẻm, mốc lộ giới dễ tìm) và gửi ngay cho bưu tá/lái xe phụ trách tuyến đó.
Khách hẹn lại ngày giao: Ghi chú lịch hẹn mới lên hệ thống để tránh việc bưu tá đi giao lại quá 3 lần rồi tự động hoàn về kho.

Kích hoạt quy trình “CSKH đồng hành cùng Bưu tá”

Bưu tá/tài xế giao hàng thường đối mặt với áp lực thời gian nên dễ bỏ qua các đơn khó giao. Báo cáo hằng ngày giúp doanh nghiệp đóng vai trò cầu nối:

Liên hệ trực tiếp với bưu tá phụ trách: Báo cáo hằng ngày có hiển thị SĐT bưu tá. Nhân viên CSKH có thể gọi trực tiếp nhờ hỗ trợ giao lại các đơn khách thực sự muốn nhận.
Tác động tâm lý khách hàng: Khi phát hiện đơn hàng bị lưu kho/hoãn giao trên báo cáo, CSKH gọi điện thông báo: “Dạ em thấy bưu tá đang đi giao đơn hàng X cho mình, anh/chị chú ý điện thoại giúp em nhé”. Điều này tăng tỷ lệ nhấc máy của khách hàng lên đáng kể.

Phát hiện sớm các dấu hiệu “Boom hàng” hoặc Từ chối nhận

Báo cáo hằng ngày giúp phát hiện nguyên nhân từ chối nhận hàng ngay khi mới phát sinh:

Khách đổi ý / Muốn xem hàng trước: Nếu báo cáo ghi “Khách không nhận do không cho xem hàng”, CSKH lập tức kiểm tra lại chính sách đơn hàng. Nếu shop hỗ trợ đồng kiểm, hãy gọi ngay cho bưu tá để xác nhận cho khách mở hàng kiểm tra.
Khách chê phí ship cao hoặc giao chậm: CSKH có thể thương lượng hỗ trợ giảm một phần phí ship hoặc tặng voucher cho đơn sau để khuyến khích khách nhận hàng, tránh chịu chi phí chuyển hoàn 100%.

Đánh giá và lọc danh sách “Khách hàng rủi ro cao”

Dữ liệu báo cáo hằng ngày tích lũy qua thời gian sẽ tạo thành cơ sở dữ liệu để phòng ngừa rủi ro cho các chiến dịch bán hàng tương lai:

Tạo danh sách theo dõi: Lập danh sách các khách hàng thường xuyên hẹn giao nhiều lần, đổi địa chỉ liên tục hoặc có lịch sử hoàn hàng.
Áp dụng chính sách kiểm soát: Với những khách hàng nằm trong danh sách rủi ro ở các đơn sau, doanh nghiệp có thể yêu cầu đặt cọc trước (Chuyển khoản) hoặc xác nhận đơn qua cuộc gọi trước khi đóng gói xuất kho.

Đo lường tỷ lệ theo từng đơn vị vận chuyển để phân luồng đơn

Báo cáo hằng ngày giúp bạn so sánh trực quan hiệu suất giữa các đối tác vận tải:

Phát hiện vùng “điểm đen” giao nhận: Nếu một đơn vị vận chuyển có tỷ lệ hoàn bất thường tại một tỉnh/thành phố cụ thể (do thiếu bưu tá hoặc bãi xe quá tải), bạn có thể chủ động chuyển luồng đơn ở khu vực đó sang đối tác khác tốt hơn.
Đặt KPI cho đơn vị vận tải: Sử dụng số liệu báo cáo hằng ngày để làm việc với Chuyên viên quản lý tài khoản của đơn vị vận chuyển, yêu cầu cam kết tỷ lệ giao thành công tối thiểu (ví dụ: 95%).

Những lưu ý và sự cố thường gặp khi theo dõi dữ liệu báo cáo giao hàng hằng ngày

Trong quá trình theo dõi và xử lý dữ liệu báo cáo giao hàng hằng ngày, bộ phận Vận hành và Kế toán của doanh nghiệp thường gặp phải một số bất cập khiến số liệu bị lệch hoặc xử lý không kịp thời.

Dưới đây là những sự cố thường gặp và lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chính xác và mượt mà:

Các sự cố thường gặp khi theo dõi báo cáo hằng ngày

Độ trễ cập nhật trạng thái:

Sự cố: Bưu tá/tài xế đã giao hàng hoặc khách đã hẹn lại lịch nhưng chưa cập nhật ngay lên ứng dụng, dẫn đến dữ liệu trong báo cáo hằng ngày bị chênh lệch so với thực tế.
Xử lý: Cần xác định mốc thời gian chốt dữ liệu của đối tác vận tải để đối soát đúng khung giờ.

Lệch số liệu tiền và Cước vận chuyển:
- Sự cố: Số tiền thực thu hoặc cước phí trên báo cáo hằng ngày không khớp với số tiền chuyển khoản đối soát thực tế do có các khoản phát sinh (phí lưu kho, phí giao lại, phí bảo hiểm…).
- Xử lý: Bộ phận Kế toán cần tách biệt báo cáo trạng thái giao hàng hằng ngày và Bảng đối soát tài chính định kỳ để tránh nhầm lẫn.
Trùng lặp dữ liệu hoặc mất file báo cáo tự động:
- Sự cố: Email tự động bị rơi vào hòm thư Rác, lỗi đường truyền API bị gián đoạn khiến dữ liệu ngày hôm đó bị thiếu hoặc bị ghi nhận lặp 2 lần.
- Xử lý: Cấu hình bộ lọc Email ưu tiên và thiết lập cơ chế tự động ghi đè/kiểm tra trùng lặp trên phần mềm quản lý nội bộ.

Những lưu ý quan trọng giúp tối ưu hóa quản lý dữ liệu

Chuẩn hóa khung giờ kiểm tra và xử lý: Phân công nhân sự CSKH cố định thời gian đọc báo cáo hằng ngày (ví dụ: từ 08:00 – 09:00 sáng). Tất cả các đơn sự cố cần được liên hệ xử lý ngay trong buổi sáng để bưu tá kịp thời mang đi phát lại vào ca chiều.

Lưu trữ dữ liệu gốc tối thiểu 6 tháng: Luôn sao lưu các file báo cáo dạng .xlsx hoặc .csv gốc vào ổ đĩa đám mây. Đây là căn cứ quan trọng để giải quyết các tranh chấp về cước phí, thất thoát hàng hóa hoặc khiếu nại thưởng/phạt với đơn vị vận tải khi quyết toán cuối quý/năm.

Bảo mật thông tin cá nhân khách hàng: Báo cáo hằng ngày chứa lượng lớn thông tin nhạy cảm (Tên, SĐT, Địa chỉ, Giá trị đơn hàng). Doanh nghiệp cần phân quyền truy cập chặt chẽ, không chia sẻ file báo cáo công khai qua các nhóm chat không mật mã và bắt buộc nhân viên tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu.

Chủ động phản hồi khi phát hiện bất thường diện rộng: Nếu báo cáo hằng ngày thể hiện tỷ lệ giao hỏng tăng đột biến tại một bưu cục/tỉnh thành cụ thể, cần liên hệ ngay với Chuyên viên quản lý tài khoản của đơn vị vận chuyển để kiểm tra xem khu vực đó có đang gặp sự cố quá tải, thời tiết xấu hay thiếu nhân sự hay không để kịp thời điều hướng luồng hàng.

Thông tin liên hệ Chành xe Đà Nẵng

HOTLINE: 0943962244
ZALO: 0943962244
WEBSITE: chanhxedanang.vn