Khi gửi hàng qua các chành xe, dịch vụ vận chuyển nhanh hay xe khách, câu hỏi được rất nhiều người quan tâm là: Liệu người khác có thể nhận hàng thay người ghi trên vận đơn hay không?
Câu trả lời ngắn gọn là: CÓ, người khác hoàn toàn có thể nhận hàng thay bạn, miễn là họ chứng minh được mối quan hệ hoặc sự ủy quyền hợp lệ với đơn hàng đó. Để hiểu rõ hơn về quy định, thủ tục cũng như các lưu ý quan trọng khi nhờ người nhận thay, mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Quy định chung của các chành xe về việc người khác nhận hàng thay
Các chành xe và đơn vị vận chuyển thường có quy trình kiểm soát hàng hóa khá linh hoạt nhưng vẫn phải đảm bảo tính an toàn, tránh tình trạng thất lạc hoặc giao nhầm hàng cho kẻ gian.
- Tính linh hoạt: Đa phần các chành xe hiểu rằng người mua hàng (người nhận) đôi khi bận việc cá nhân, không thể trực tiếp ra kho hoặc bến xe để lấy hàng. Do đó, việc hỗ trợ cho phép người thứ ba nhận thay là hoàn toàn bình thường.
- Nguyên tắc bảo mật: Dù cho phép nhận thay, nhân viên chành xe vẫn cần có những căn cứ xác thực để chắc chắn rằng người đến nhận không phải là người mạo danh.
- Trách nhiệm khi giao hàng: Ngay khi chành xe giao hàng thành công cho người được nhờ nhận thay (có thông tin xác nhận), trách nhiệm vận chuyển của nhà xe kết thúc. Do đó, việc xác thực thông tin người nhận thay là bước vô cùng quan trọng.
Các trường hợp phổ biến khi nhờ người khác nhận hàng
Trong thực tế kinh doanh và đời sống hằng ngày, có rất nhiều tình huống khiến bạn không thể tự mình đi lấy hàng mà phải nhờ đến sự trợ giúp của người thân, bạn bè hoặc đồng nghiệp:
- Bạn bận việc đột xuất: Lịch trình công việc hoặc cá nhân trùng với thời điểm hàng đến chành xe, bạn không thể di chuyển ra kho bãi kịp thời.
- Hàng hóa cồng kềnh, nặng nhọc: Nếu kiện hàng quá lớn, xe máy của bạn không chở được, bạn cần nhờ người thân đi ô tô hoặc xe tải nhỏ ra chở hộ.
- Khoảng cách quá xa: Chành xe nằm ở đầu bên kia thành phố, trong khi bạn ở quá xa, việc nhờ người ở gần khu vực đó ra lấy giúp sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí đi lại.
- Mua hộ, nhận hộ trong kinh doanh: Các chủ shop online thường nhờ shipper ruột hoặc người quen ở bến xe nhận các kiện hàng sỉ gửi từ tỉnh khác về để phân phối lại.
Những giấy tờ và thông tin cần chuẩn bị để nhận hàng thay
Để người khác có thể nhận hàng thay bạn một cách suôn sẻ và nhanh chóng tại chành xe, bạn cần cung cấp cho họ đầy đủ các thông tin xác thực sau đây:
- Mã vận đơn hoặc biên nhận: Đây là thông tin quan trọng nhất. Người đi nhận thay cần đọc được mã số đơn hàng, tên nhà xe, hoặc xuất trình hình ảnh biên nhận/tin nhắn thông báo hàng đến.
- Số điện thoại của người gửi và người nhận gốc: Nhân viên chành xe thường sẽ gọi điện trực tiếp vào số điện thoại của người nhận (được ghi trên vận đơn) để xác nhận lại có đúng là bạn đồng ý cho người này nhận thay hay không.
- Giấy tờ tùy thân của người nhận thay: Căn cước công dân (CCCD) của người trực tiếp ra lấy hàng để nhân viên ghi nhận thông tin trong trường hợp cần thiết.
- Tin nhắn ủy quyền: Một đoạn tin nhắn Zalo, SMS hoặc cuộc gọi xác nhận từ chính chủ tên trên vận đơn đồng ý cho người cụ thể đó đến nhận hàng.
Các bước thực hiện quy trình nhận hàng thay tại kho chành xe
Quy trình để một người khác ra chành xe lấy hàng thay bạn diễn ra rất đơn giản và nhanh gọn nếu chuẩn bị trước các bước sau:
- Thông báo trước cho chành xe: Bạn (người nhận chính) có thể gọi điện trước cho tổng đài hoặc số điện thoại của nhân viên kho bãi tại chành xe, thông báo rằng mình bận và sẽ cử anh/chị A (nói rõ họ tên, số điện thoại) ra nhận thay.
- Cung cấp bằng chứng cho người nhận thay: Chụp lại màn hình biên nhận gửi hàng, mã vận đơn gửi qua Zalo cho người đi nhận thay.
- Người nhận thay đến kho đọc thông tin: Khi đến nơi, người nhận thay chỉ cần đọc mã vận đơn, tên người gửi/người nhận và xuất trình số điện thoại cho nhân viên kiểm kho.
- Xác nhận qua điện thoại (nếu cần): Nếu nhân viên chành xe cẩn thận, họ sẽ gọi cho bạn để xác thực lần cuối. Ngay khi bạn xác nhận “Đúng rồi, đó là người nhà của tôi”, nhân viên sẽ tiến hành xuất kho.
- Kiểm tra hàng và ký nhận: Người nhận thay tiến hành kiểm tra bao bì, niêm phong của kiện hàng xem có bị rách vỡ gì không, sau đó ký tên vào sổ giao nhận của chành xe là hoàn tất.
Một số rủi ro cần lưu ý khi nhờ người khác nhận hàng
Dù việc nhận thay rất tiện lợi, bạn cũng nên cẩn trọng với một số rủi ro có thể phát sinh trong quá trình giao dịch:
- Nhầm lẫn hàng hóa: Người nhận thay có thể không rành về món hàng bạn đặt, dẫn đến việc cầm nhầm kiện hàng khác nếu chành xe có nhiều hàng hóa tương tự.
- Hàng hóa bị móp méo, thiếu sót: Nếu người nhận thay không kiểm tra kỹ tình trạng bên ngoài của kiện hàng trước khi rời kho chành xe, khi mang về nhà phát hiện hư hỏng thì rất khó để khiếu nại nhà xe bồi thường.
- Lộ thông tin vận đơn: Việc chia sẻ mã vận đơn quá công khai có thể khiến kẻ gian lợi dụng để đến chành xe nhận hàng trước bạn. Do đó, chỉ gửi thông tin cho người thực sự tin tưởng.
Lời khuyên giúp quá trình nhận hàng thay diễn ra suôn sẻ
Để mọi việc diễn ra thuận lợi, nhanh gọn và không gặp bất kỳ trở ngại nào với nhân viên chành xe, bạn hãy áp dụng các mẹo nhỏ sau:
- Dặn dò kỹ người nhận thay: Hãy nhắc người đi nhận thay kiểm tra đúng tên, đúng số điện thoại, đúng nhà xe và đặc biệt là kiểm tra xem bao bì hàng hóa có còn nguyên vẹn hay không.
- Giữ điện thoại luôn sẵn sàng: Vào thời điểm người nhận thay có mặt ở chành xe, bạn nên chú ý điện thoại để nhân viên chành xe gọi xác nhận nhanh chóng, tránh làm mất thời gian của cả hai bên.
- Lưu lại biên nhận điện tử: Hình ảnh chụp biên nhận gửi hàng từ người bán gửi cho bạn chính là chiếc “chìa khóa” mở cửa kho lấy hàng nhanh nhất, hãy gửi ngay cho người đi nhận thay nhé.
