Nên kiểm tra những gì trước khi gửi lô hàng giá trị lớn? trước khi gửi hàng hóa có giá trị lớn qua các đơn vị vận tải, bạn nên tìm hiểu trước đơn vị vận tải là các chành xe, nhà xe về hình thức vận chuyển, phương thức thanh toán, các thủ tục cần có khi vận chuyển, chính sách bồi thường nếu có sự cố xảy ra khi vận chuyển. Sau đó, ký kết hợp đồng vận chuyển rõ ràng, mua bảo hiểm hàng hóa vận chuyển để đảm bảo hàng hóa được an toàn, nếu có sự cố sẽ được bồi thường thỏa đáng. Nên chọn nhà xe, chành xe uy tín lâu năm, có trụ sở nơi bạn sinh sống để vận chuyển nếu có sự cố bạn còn đến trực tiếp nhà xe, chành xe để được giải quyết nhanh chóng.
Kiểm Tra Thông Tin Và Tình Trạng Thực Tế Tủa Lô Hàng
Trước khi bàn giao lô hàng giá trị lớn cho chành xe, người gửi nên kiểm tra kỹ thông tin và tình trạng thực tế của từng kiện hàng. Trước hết, cần đối chiếu tên hàng, chủng loại, số lượng, mã sản phẩm, trọng lượng và kích thước với phiếu xuất kho hoặc đơn hàng. Những thông tin này cần thống nhất với nội dung khai báo cho đơn vị vận chuyển để hạn chế nhầm lẫn trong quá trình tiếp nhận và giao hàng.
Kiểm Tra Số Lượng Hàng Hóa
- Trước khi gửi cần kiểm đếm kỹ số lượng hàng hóa cần gửi
- Đánh dấu hoặc dán tem nhãn cụ thể lên kiện hàng cần gửi
- Khi gửi cần kiểm đếm cùng đơn vị vận tải và ký nhận biên bản xuất kho, lưu giữ biên bản để sau này đối chiếu lúc giao hàng
Bao Bọc, Đóng Gói Hàng Hóa
- Hàng gói cần được bao bọc hoặc đóng gói kỹ vào các thùng carton hoặc kiện pallet để vận chuyển
- Hàng hóa cần phải có tem nhãn phụ dán lên kiện thùng
- Đối với hàng cồng kềnh nên bao bọc kỹ trước khi gửi
Quay Phim, Chụp Ảnh Hàng Hóa
- Nên quay phim chụp ảnh hàng hóa trước khi gửi để sau nhận đối chiếu
- Chụp các mặt của kiện để đảm bảo rằng chưa hỏng hóc khi gửi
- Quay phim quá trình cho hàng đóng lên xe lúc chành xe đến lấy hàng hóa tại nhà hoặc khi gửi tại chành xe
Kiểm Tra Tình Trạng Niêm Phong Và Bảo Vệ Hàng Hóa
Trước khi gửi lô hàng giá trị lớn, cần kiểm tra kỹ tình trạng niêm phong và lớp bảo vệ bên ngoài của từng kiện hàng. Người gửi nên đảm bảo thùng carton, kiện gỗ, pallet hoặc bao bì chuyên dụng không bị rách, thủng, nứt, biến dạng hay có dấu hiệu đã bị mở trước đó. Nếu phát hiện bất thường, nên xử lý lại trước khi bàn giao cho chành xe.
Kiểm Tra Niêm Phong Khi Gửi Hàng
- Khi gửi hàng hóa giá trị cao đi nguyên chuyến xe sẽ có kẹp chì nguyên phong
- Kiểm tra các kẹp chì và khóa đã được đảm bảo chưa trước khi vận chuyển
- Nên chụp và quay phim lại số hiệu kẹp chì niêm phong đó để đối chiếu khi nhận hàng
Kiểm Tra Niêm Phong Khi Nhận Hàng
- Khi nhận hàng bạn nên kiểm tra tình trạng niêm phong của xe còn nguyên vẹn không
- Quay phim, chụp ảnh tình trạng niêm phong để đối chiếu với chành xe sau này
- Xem đúng số hiệu kẹp chì niêm phong khi gửi hàng hay không hay đã thay đổi để yêu cầu xử lý.
Kiểm Tra Chính Sách Nhận Vận Chuyển Hàng Giá Trị Cao
Trước khi gửi lô hàng có giá trị lớn, người gửi nên hỏi rõ chành xe có nhận vận chuyển loại hàng này hay không. Một số đơn vị có thể quy định riêng đối với hàng điện tử, máy móc, thiết bị đắt tiền, hàng dễ vỡ hoặc hàng có giá trị cao. Cần cung cấp chính xác thông tin về chủng loại, số lượng và giá trị hàng hóa để chành xe xác nhận khả năng tiếp nhận.
Đồng thời, nên tìm hiểu các điều kiện và giới hạn trách nhiệm của đơn vị vận chuyển. Cần hỏi rõ trường hợp hàng bị mất, thiếu, móp méo hoặc hư hỏng thì trách nhiệm của chành xe được xác định như thế nào; mức bồi thường có giới hạn hay không và người gửi cần cung cấp những chứng từ gì khi yêu cầu giải quyết sự cố.
Đặc biệt, không nên chỉ dựa vào giá cước thấp mà bỏ qua chính sách bảo vệ hàng hóa. Trước khi bàn giao, người gửi nên yêu cầu xác nhận rõ các nội dung quan trọng như điều kiện nhận hàng, trách nhiệm bảo quản, mức bồi thường, quy trình khiếu nại và các trường hợp được miễn trách nhiệm. Những thỏa thuận quan trọng nên được thể hiện trên phiếu gửi, hợp đồng hoặc văn bản xác nhận để dễ đối chiếu về sau.
Kiểm Tra Mức Bồi Thường Khi Hàng Hóa Bị Mất Hoặc Hư Hỏng
Tìm hiểu chính sách bồi thường
- Trước khi gửi lô hàng giá trị lớn, người gửi cần hỏi rõ chính sách bồi thường của chành xe trong trường hợp hàng bị mất, thiếu, móp méo hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Không nên mặc định rằng giá trị hàng hóa càng cao thì mức bồi thường cũng tương ứng, bởi mỗi đơn vị vận chuyển có thể áp dụng điều kiện và giới hạn trách nhiệm khác nhau.
Xác nhận các mức bồi thường
- Cần xác nhận cụ thể mức bồi thường được tính theo giá trị thực tế của hàng, giá trị khai báo hay theo trọng lượng hàng hóa.
- Đồng thời, hỏi rõ các trường hợp được bồi thường và những trường hợp có thể bị loại trừ, chẳng hạn hàng đóng gói không đúng quy cách, hàng không có chứng từ chứng minh giá trị hoặc thiệt hại phát sinh do đặc tính tự nhiên của hàng.
Hợp đồng vận chuyển rõ ràng
- Đối với hàng có giá trị cao, nên yêu cầu chành xe ghi nhận giá trị hàng hóa và mức trách nhiệm bồi thường trên phiếu gửi hoặc hợp đồng vận chuyển.
- Người gửi cũng nên lưu giữ hóa đơn, chứng từ, hình ảnh trước khi giao hàng và biên bản bàn giao. Những tài liệu này sẽ giúp việc đối chiếu và giải quyết khiếu nại thuận lợi hơn nếu xảy ra sự cố.
Kiểm Tra Biên Bản Bàn Giao Và Xác Nhận Tình Trạng Hàng Hóa
Trước khi giao lô hàng giá trị lớn cho chành xe, người gửi nên kiểm tra kỹ biên bản bàn giao hoặc phiếu gửi hàng. Các thông tin cần đối chiếu gồm tên người gửi, người nhận, số điện thoại, địa chỉ giao nhận, tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng, kích thước và giá trị hàng hóa nếu có khai báo. Những thông tin này cần chính xác và thống nhất với thực tế lô hàng.
Đặc biệt, biên bản nên ghi nhận tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao. Nếu kiện hàng còn nguyên vẹn, bao bì không rách, không móp méo và niêm phong đầy đủ thì nên yêu cầu xác nhận rõ. Trường hợp đã có dấu hiệu trầy xước, biến dạng hoặc hư hỏng từ trước, cần ghi chú cụ thể để tránh phát sinh tranh chấp sau khi hàng được giao đến nơi.
Người gửi nên chụp ảnh tình trạng hàng và biên bản bàn giao sau khi hai bên kiểm tra. Đối với hàng có giá trị cao, nên giữ lại phiếu gửi, hóa đơn, chứng từ và hình ảnh liên quan cho đến khi người nhận xác nhận hàng đã được giao đầy đủ, nguyên vẹn. Đây là cơ sở quan trọng nếu cần đối chiếu hoặc yêu cầu giải quyết khi xảy ra mất mát, thiếu hụt hay hư hỏng.
Kiểm Tra Lịch Xe Chạy Và Thời Gian Giao Hàng Dự Kiến
Xác nhận lịch vận chuyển
- Trước khi gửi lô hàng giá trị lớn, người gửi nên xác nhận lịch xe chạy cụ thể với chành xe, bao gồm ngày nhận hàng, thời gian xe khởi hành và tuyến đường dự kiến.
- Việc nắm rõ lịch trình giúp chủ động sắp xếp thời gian giao nhận, đồng thời hạn chế tình trạng hàng phải lưu kho quá lâu trước khi được vận chuyển.
Thời gian vận chuyển
- Bên cạnh lịch xe, cần hỏi rõ thời gian vận chuyển dự kiến từ lúc chành xe tiếp nhận đến khi hàng đến địa điểm giao.
- Đối với hàng có giá trị cao hoặc cần giao đúng thời hạn, nên xác nhận thêm khả năng phát sinh chậm trễ do thời tiết, ùn tắc giao thông, trung chuyển hoặc các yếu tố khách quan khác.
Thời gian giao hàng
- Người gửi cũng nên thống nhất trước thời gian và hình thức thông báo khi hàng đến nơi.
- Nếu có thể, nên lựa chọn chuyến xe phù hợp để hạn chế số lần trung chuyển và thời gian lưu kho.
- Khi bàn giao hàng, lịch xe và thời gian giao dự kiến nên được ghi nhận trên phiếu gửi hoặc xác nhận vận chuyển, giúp hai bên có căn cứ đối chiếu trong quá trình giao nhận.
