Nhằm đảm bảo cơ sở để các trưởng bộ phận duyệt chi phí liên quan đến nhu cầu khách hàng cần, nên nhiều khách hàng muốn đối chiếu giá thầu của các đơn vị cung cấp dịch vụ để lựa chọn đơn vị phù hợp. Không chỉ là vận chuyển mà tất cả các dịch vụ, bên buôn bán sản phẩm cũng cần làm báo giá bằng văn cho khách hàng của mình.
Khi nào khách hàng nên yêu cầu báo giá bằng văn bản?
Không phải mọi đơn hàng đều bắt buộc phải có báo giá bằng văn bản, nhưng trong nhiều trường hợp, đây là cách giúp khách hàng kiểm soát chi phí và thống nhất thông tin với chành xe trước khi gửi hàng.
Đối với những lô hàng đơn giản, khách có thể chỉ cần hỏi nhanh mức cước qua điện thoại. Tuy nhiên, nếu hàng có nhiều kiện, nhiều chủng loại hoặc cần giao nhận tại nhiều địa điểm, việc yêu cầu báo giá bằng văn bản sẽ thuận tiện hơn. Khách hàng có thể lưu lại nội dung đã trao đổi để sử dụng khi đối chiếu cước phí sau khi hoàn tất vận chuyển.
Một số trường hợp nên yêu cầu báo giá rõ ràng gồm:
- Gửi hàng số lượng lớn hoặc trọng lượng lớn.
- Gửi hàng theo hình thức bao xe nguyên chuyến.
- Hàng cần lấy tận nơi và giao tận nơi.
- Lô hàng có nhiều điểm giao nhận.
- Hàng có kích thước cồng kềnh, quá khổ hoặc khó xếp.
- Khách hàng cần làm thủ tục thanh toán nội bộ.
- Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ để đối chiếu chi phí vận chuyển.
- Khách gửi hàng thường xuyên và muốn thống nhất mức cước theo từng tuyến.
Đặc biệt, nếu khách hàng đang khảo sát nhiều đơn vị vận chuyển, báo giá bằng văn bản giúp việc so sánh trở nên thuận tiện hơn. Tuy nhiên, không nên chỉ nhìn vào mức giá thấp nhất mà cần kiểm tra phạm vi dịch vụ đi kèm, thời gian vận chuyển dự kiến, phương án giao nhận và các khoản phụ phí.
Với khách hàng gửi hàng thường xuyên, việc thống nhất cách báo giá ngay từ đầu cũng giúp quá trình đặt xe về sau nhanh hơn, hạn chế trao đổi lại nhiều lần.
Những thông tin cần cung cấp để nhận báo giá chính xác
Muốn nhận được báo giá sát với chi phí thực tế, khách hàng nên cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng và yêu cầu giao nhận. Chỉ cần thiếu một vài dữ liệu quan trọng, nhân viên vận chuyển có thể chưa xác định được phương án tính cước phù hợp.
Thông tin đầu tiên cần có là điểm gửi và điểm nhận hàng. Nếu khách cần lấy hàng tận nơi hoặc giao tận nơi, nên cung cấp địa chỉ cụ thể hoặc ít nhất là khu vực, quận/huyện để chành xe xác định phương án phục vụ.
Tiếp theo là thông tin về hàng hóa:
- Tên hoặc nhóm hàng cần vận chuyển.
- Số lượng kiện, bao, pallet hoặc sản phẩm.
- Trọng lượng dự kiến.
- Kích thước từng kiện nếu hàng cồng kềnh.
- Tổng thể tích nếu khách đã có số khối.
- Hàng dễ vỡ, hàng máy móc hoặc cần lưu ý đặc biệt.
- Giá trị hàng hóa nếu cần tư vấn thêm về phương án bảo đảm.
Ngoài ra, khách nên nói rõ muốn gửi ghép hay bao xe, có cần xe đến lấy hàng hay không, có yêu cầu giao tận nơi hay nhận tại kho. Đây là những yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến phương án và chi phí vận chuyển.
Một mẫu thông tin ngắn có thể gửi cho nhân viên tư vấn như sau:
Tuyến: Đà Nẵng – [tỉnh/thành]
Hàng: [tên hàng]
Số lượng: [số kiện]
Trọng lượng: [kg/tấn]
Kích thước: [dài × rộng × cao]
Điểm lấy hàng: [địa chỉ]
Điểm giao hàng: [địa chỉ]
Yêu cầu: lấy và giao tận nơi/nhận tại kho.
Sau khi có những thông tin này, Chành Xe Đà Nẵng – 0941134774 có thể tiếp nhận yêu cầu và tư vấn phương án báo giá phù hợp với từng lô hàng.
Báo giá vận chuyển có thể thay đổi sau khi xác nhận không?
Báo giá vận chuyển bằng văn bản giúp hai bên thống nhất chi phí dự kiến, tuy nhiên trong một số trường hợp mức cước có thể được điều chỉnh nếu thông tin thực tế của lô hàng hoặc yêu cầu giao nhận thay đổi. Vì vậy, khách hàng nên đọc kỹ điều kiện áp dụng trước khi xác nhận gửi hàng.
Thông thường, báo giá được xây dựng dựa trên những thông tin khách cung cấp như tuyến đường, trọng lượng, kích thước, số lượng hàng, địa chỉ lấy giao và hình thức vận chuyển. Nếu các thông tin này không thay đổi, mức giá đã trao đổi sẽ là cơ sở để hai bên thực hiện đơn hàng.
Một số tình huống có thể khiến chi phí cần tính lại gồm:
- Trọng lượng hoặc số khối thực tế lớn hơn thông tin ban đầu.
- Số lượng kiện hàng tăng so với lúc báo giá.
- Thay đổi địa chỉ giao nhận sang khu vực xa hơn.
- Chuyển từ nhận tại kho sang lấy hàng tận nơi.
- Chuyển từ giao tại kho sang giao tận địa chỉ.
- Hàng phát sinh yêu cầu bốc xếp, nâng hạ hoặc phương tiện hỗ trợ riêng.
- Thay đổi phương án từ gửi ghép sang bao xe nguyên chuyến.
- Có yêu cầu đặc biệt về thời gian hoặc phương thức vận chuyển.
Do đó, khách hàng nên yêu cầu nhân viên xác nhận lại mức cước bằng văn bản nếu có bất kỳ thay đổi nào trước thời điểm xe nhận hàng. Cách này giúp hạn chế tình trạng hai bên sử dụng những thông tin báo giá khác nhau.
Đối với đơn hàng doanh nghiệp hoặc lô hàng có giá trị lớn, khách nên lưu lại báo giá cuối cùng đã được xác nhận, cùng các nội dung trao đổi liên quan. Đây sẽ là căn cứ thuận tiện để đối chiếu khi thanh toán và hoàn tất hồ sơ vận chuyển.
Phí lấy hàng giao hàng tận nơi ghi thế nào trong báo giá?
Đối với khách hàng có nhu cầu lấy hàng và giao hàng tận nơi, nội dung báo giá nên thể hiện riêng phần cước vận chuyển chính và các khoản phí dịch vụ liên quan. Việc phân tách này giúp người gửi biết chính xác mình đang thanh toán cho những hạng mục nào.
Ví dụ, báo giá có thể trình bày theo cấu trúc:
Tùy từng đơn hàng, phí lấy và giao tận nơi có thể đã được tính chung vào tổng cước hoặc được tách riêng. Vì vậy, khách hàng không nên mặc định rằng mức giá được tư vấn ban đầu đã bao gồm toàn bộ dịch vụ.
Khi yêu cầu báo giá, có thể hỏi rõ: “Mức giá này đã bao gồm lấy hàng và giao hàng tận nơi chưa?” Nếu có, nên xác nhận phạm vi địa chỉ áp dụng. Ví dụ, giao trong khu vực trung tâm có thể khác với giao đến huyện, khu công nghiệp, đường nhỏ hoặc địa điểm xe tải khó tiếp cận.
Trường hợp địa chỉ giao nhận nằm trong khu vực đặc thù, khách nên cung cấp địa chỉ càng cụ thể càng tốt. Điều này giúp chành xe xác định phương tiện phù hợp và hạn chế phát sinh khi xe thực tế đến nơi.
Với các đơn hàng cần giao nhận nhiều điểm, khách cũng nên yêu cầu tách rõ từng điểm giao và chi phí tương ứng. Đây là cách quản lý báo giá thuận tiện hơn, đặc biệt với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhiều đơn hàng trong cùng một chuyến.
Quý khách hàng cần báo giá vận chuyển liên hệ ngay: 0941134774.
