Phí hoàn hàng được tính như thế nào? Trong hoạt động giao nhận thương mại điện tử và vận chuyển chành xe, khi đơn hàng giao không thành công hoặc bị người nhận từ chối, khoản cước phí quay đầu là điều phát sinh ngoài mong muốn. Mức phí này không cố định mà phụ thuộc vào hình thức vận chuyển, khoảng cách địa lý cũng như nguyên nhân hoàn trả đơn hàng. Việc nắm rõ công thức và quy định tính phí hoàn hàng từ các nhà xe, đơn vị chuyển phát sẽ giúp chủ shop và doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí, tối ưu dòng tiền và hạn chế tối đa các tranh chấp khi đối soát công nợ.
Phí hoàn hàng được tính như thế nào? Các công thức tính phổ biến nhất
Phí hoàn hàng (hay còn gọi là cước phí quay đầu) là khoản chi phí phát sinh khi đơn hàng giao không thành công hoặc người nhận từ chối nhận hàng, buộc đơn vị vận chuyển phải chuyển ngược kiện hàng về kho của người gửi.
Cách tính phí hoàn hàng hiện nay được quy chuẩn theo từng loại hình dịch vụ vận chuyển và chính sách của đơn vị vận tải.
Phí hoàn hàng được tính như thế nào?
Phí hoàn hàng thường không cố định mà phụ thuộc vào 5 yếu tố chính:
- Hình thức vận chuyển: Chuyển phát nhanh (CPN), sàn Thương mại điện tử (TMĐT), hay chành xe / vận tải đường bộ.
- Tỷ lệ cước lượt đi: Đa số dịch vụ tính phí hoàn bằng 50% – 100% giá cước lượt đi.
- Nguyên nhân hoàn hàng:
- Lỗi do người mua / không liên lạc được: Người gửi chịu phí hoàn theo quy định.
- Lỗi do nhà vận chuyển (làm hỏng, giao trễ quá hạn): Được miễn phí hoàn, đồng thời nhà vận chuyển phải bồi thường.
- Lỗi hàng lỗi / sai mẫu: Người bán chịu phí hoàn hoặc người mua trả theo thỏa thuận.
- Hình thức lưu kho & Khoảng cách: Nếu kiện hàng nằm ở kho đích lâu hoặc giao liên tỉnh/vùng xa, có thể phát sinh thêm phí lưu kho hoặc phí trung chuyển.
Các công thức tính phí hoàn hàng phổ biến nhất
Công thức 1: Tính theo tỷ lệ % Cước lượt đi
Đây là công thức áp dụng rộng rãi nhất cho dịch vụ chuyển phát nhanh và nhà xe đường bộ:
{Tổng phí hoàn} = {Phí lượt đi} + {Tỷ lệ phí quay đầu (%)} + {Phụ phí (nếu có)}
- Chuyển phát nhanh (Viettel Post, GHN, GHTK, VNPost…):
- Cùng tỉnh/Nội thành: Thường được miễn phí hoàn hoặc tính 50% cước lượt đi.
- Liên tỉnh / Khác vùng: Phí hoàn dao động từ 50% – 100% cước lượt đi (phổ biến nhất là 50%).
- Chành xe / Vận tải hàng nặng:
- Thường áp dụng 50% – 100% cước chành lượt đi + phí bốc xếp hai đầu kho (nếu có).
Công thức 2: Tính theo biểu phí cố định
Một số sàn TMĐT (TikTok Shop, Shopee, Lazada) hoặc đơn vị vận chuyển nội thành áp dụng khung cước cố định cho mỗi đơn hàng bị từ chối nhận:
{Phí hoàn} = {Mức phí cố định quy định theo Vùng/Trọng lượng}
- Áp dụng: Cho các gói kiện hàng nhẹ, hàng tiêu dùng chuẩn dưới 2{ kg}.
- Đặc điểm: Sàn TMĐT thường có các chương trình hỗ trợ hoặc miễn phí hoàn hàng nếu người bán tham gia các gói dịch vụ/bảo hiểm vận chuyển của sàn.
Cách tính cước hoàn hàng đối với chành xe và nhà xe vận tải đường bộ
Khác với dịch vụ chuyển phát nhanh gói nhỏ nhẹ, các chành xe và doanh nghiệp vận tải đường bộ chuyên chở hàng ghép, hàng nặng, cồng kềnh hoặc nguyên xe có quy tắc tính cước quay đầu (phí hoàn hàng) riêng biệt dựa trên đặc thụ tải trọng, kho bãi và phương thức giao nhận.
Dưới đây là chi tiết cách tính cước hoàn hàng chuẩn quy trình đối với chành xe vận tải đường bộ:
Tỷ lệ cước quay đầu cơ bản (% Cước lượt đi)
Cước hoàn hàng của chành xe đường bộ chủ yếu được xác định bằng một tỷ lệ phần trăm nhất định trên cước phí lượt đi ban đầu:
{Cước quay đầu} = {Cước lượt đi} x {Tỷ lệ cước hoàn (%)} + {Các khoản phụ phí (nếu có)}
- Trường hợp 1: Hàng đã chuyển tới kho đích (người nhận từ chối/không liên lạc được)
- Tỷ lệ cước hoàn: Thường tính 50% – 100% cước lượt đi (phổ biến nhất là 50% đối với hàng ghép đường dài Bắc – Trung – Nam).
- Lý do: Nhà xe vẫn phải tốn diện tích lòng xe, nhiên liệu và công sức để xếp hàng ngược lại chuyến xe quay về kho xuất phát.
- Trường hợp 2: Hàng bị hủy khi xe đã xuất bến nhưng chưa đến kho đích
- Tùy thuộc vào quãng đường xe đã chạy (thường tính từ 30% – 50% cước lượt đi).
- Trường hợp 3: Xe gọi đến kho dán nhãn/xếp hàng nhưng bị hủy chuyến (Xe rỗng quay về)
- Các chành xe thường thu 35% cước chuyến để bù đắp chi phí điều xe và nhiên liệu.
Các khoản phụ phí phát sinh khi hoàn hàng qua chành xe
Đối với chành xe, phí hoàn hàng thực tế khách hàng phải trả thường bao gồm cước quay đầu cộng thêm các chi phí dịch vụ phụ trợ:
Phí bốc xếp / Nâng hạ hai đầu kho:
- Khi hàng bị hoàn, công nhân bốc xếp phải hạ hàng xuống bãi đích và nâng hàng lên xe lượt về.
- Chi phí này thường dao động từ 80 – 100 VNĐ/kg/đầu hoặc 15.000 – 25.000 VNĐ/m³ (hoặc theo thỏa thuận nếu là hàng máy móc cồng kềnh dùng xe cẩu).
Phí trung chuyển / Giao nhận tận nơi :
- Nếu chành xe đã điều xe tải nhỏ đưa hàng từ kho đích đến tận địa chỉ người nhận nhưng bị từ chối, người gửi phải chịu 100% phí trung chuyển lượt đi + phí trung chuyển lượt về kho bãi chính.
Phí lưu kho:
- Chành xe thường cho phép miễn phí lưu kho từ 2 – 3 ngày trong thời gian chờ xử lý thông tin.
- Nếu quá thời hạn trên mà người gửi chưa đưa ra phương án thu hồi, chành xe sẽ tính phí lưu kho theo ngày (ví dụ: 5.000 – 10.000 { VNĐ/m3 /{ngày} hoặc tính theo kiện).
Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến mức phí hoàn hàng
Mức phí hoàn hàng (cước phí quay đầu) không phải là một con số cố định mà thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào đặc thù vận chuyển và thỏa thuận hợp đồng. Việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp sẽ giúp các nhà bán hàng và doanh nghiệp chủ động dự phòng chi phí và đàm phán chính sách tốt nhất với đơn vị vận tải.
Dưới đây là 6 yếu tố cốt lõi quyết định trực tiếp đến mức cước phí hoàn hàng phát sinh:
Hình thức vận chuyển & Loại hình dịch vụ
Mỗi mô hình vận tải có cơ cấu chi phí vận hành khác nhau, dẫn đến chính sách phí quay đầu có sự phân hóa rõ rệt:
- Chuyển phát nhanh (CPN): Thường áp dụng mức phí hoàn cố định từ 50% cước lượt đi (đối với đơn liên tỉnh) hoặc miễn phí hoàn (đối với đơn nội thành/nội tỉnh tùy theo chính sách hãng).
- Chành xe / Vận tải đường bộ: Cước hoàn thường được tính từ 50% – 100% cước đi do quy mô kiện hàng lớn, tiêu tốn diện tích lòng xe và nhiên liệu lượt về.
- Sàn Thương mại điện tử (Shopee, TikTok, Lazada): Tùy thuộc vào việc nhà bán hàng có tham gia các gói bảo hiểm/gói dịch vụ vận chuyển của sàn hay không mà mức phí có thể được miễn phí hoàn toàn hoặc trừ theo biểu phí sàn.
Quãng đường & Khoảng cách địa lý
Quãng đường kiện hàng đã di chuyển trước khi phát sinh lệnh hoàn trả đóng vai trò quyết định:
- Hoàn hàng cùng tỉnh/nội thành: Chi phí thấp, nhiều nhà xe hỗ trợ miễn phí hoặc chỉ thu khoản phụ phí nhỏ giao lại.
- Hoàn hàng liên tỉnh / Bắc – Nam: Cước quay đầu cao do tốn kém chi phí cầu đường, nhiên liệu và thời gian trung chuyển qua nhiều kho bãi.
- Thời điểm hủy đơn: Nếu đơn hàng bị hủy khi xe mới rời kho xuất phát sẽ có phí hoàn thấp hơn nhiều so với khi kiện hàng đã tới kho trung chuyển đích và đi giao thất bại.
Trọng lượng & Kích thước quy đổi
Đối với các mặt hàng cồng kềnh, nặng hoặc chiếm diện tích lớn:
- Kiện hàng có trọng lượng thực tế hoặc kích thước quy đổi càng lớn thì cước phí lượt đi càng cao, kéo theo cước hoàn (thường tính theo tỷ lệ %) tăng tương ứng.
- Hàng cồng kềnh còn gánh thêm các phụ phí phát sinh ở hai đầu giao nhận như phí bốc xếp, nâng hạ hay phí xe cẩu.
Nguyên nhân dẫn đến việc hoàn hàng (Phân định trách nhiệm)
Bên chịu trách nhiệm cho sự cố hoàn hàng sẽ quyết định mức phí thực tế người gửi phải bỏ ra:
- Lỗi từ phía Người mua (Boom hàng, không nghe máy, đổi ý): Người gửi chịu 100% phí hoàn theo chính sách vận chuyển.
- Lỗi từ phía Người gửi (Gửi sai mẫu, hàng hỏng trước khi gửi): Người gửi chịu toàn bộ phí vận chuyển 2 đầu.
- Lỗi từ đơn vị vận chuyển (Làm hư hỏng, giao chậm quá hạn, mất hàng): Người gửi được miễn 100% phí hoàn và được đền bù giá trị hàng hóa theo hợp đồng/quy định.
Quy định về thời gian và quy trình hoàn trả hàng về cho người gửi
rong quy trình vận tải logistics và giao nhận thương mại điện tử, việc quản lý thời gian và quy trình hoàn trả hàng (chuyển hàng quay đầu) đóng vai trò then chốt giúp người gửi chủ động kiểm soát tiến độ, hạn chế rủi ro thất lạc và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
Thời gian hoàn trả hàng được tính từ thời điểm đơn hàng xác nhận “Giao thất bại / Chuyển hoàn” cho đến khi kiện hàng được trao tận tay người gửi tại kho xuất phát.
| Loại hình dịch vụ | Tuyến đường vận chuyển | Thời gian hoàn trả tiêu chuẩn (SLA) |
| Giao hàng nội thành / Nội tỉnh | Trong cùng tỉnh/thành phố | 24 – 48 giờ (1 – 2 ngày làm việc) |
| Chuyển phát nhanh (CPN) | Liên tỉnh / Cùng vùng (Miền Nam – Miền Nam) | 3 – 5 ngày làm việc |
| Chuyển phát nhanh (CPN) | Liên miền (Bắc – Nam) | 5 – 7 ngày làm việc |
| Chành xe / Vận tải đường bộ | Hàng ghép đường dài Bắc – Nam | 7 – 10 ngày (phụ thuộc vào lịch xe quay đầu) |
⚠️ Lưu ý về thời gian lưu kho chờ xử lý:
Trước khi chính thức chuyển trạng thái hoàn, nhà xe/đơn vị CPN thường lưu kho từ 24 – 72 giờ để chờ xác nhận cuối cùng từ người gửi (ví dụ: yêu cầu giao lại lần 3, đổi địa chỉ nhận hoặc xác nhận cho hoàn).
Quy trình 5 bước hoàn trả hàng chuẩn quy cách
Để đảm bảo minh bạch và hạn chế tranh chấp về hư hỏng hay mất mát tài sản, quy trình hoàn trả hàng được thực hiện qua 5 bước sau:
Bước 1: Xác nhận giao hàng không thành công
- Bưu tá/Tài xế tiến hành giao hàng theo quy định (tối đa 2 – 3 lần giao).
- Nếu người nhận từ chối nhận, không liên lạc được hoặc không đúng địa chỉ, tài xế cập nhật lý do cụ thể lên hệ thống và đưa hàng về lưu kho đích.
Bước 2: Thông báo và Kích hoạt lệnh Hoàn
- Hệ thống tự động gửi thông báo (qua App/Zalo/SMS) tới người gửi.
- Nếu người gửi chọn “Xác nhận hoàn hàng” (hoặc quá thời hạn lưu kho mà người gửi không phản hồi), bộ phận điều phối sẽ dán tem/mã nhãn (HÀNG HOÀN) lên kiện hàng.
Bước 3: Gom hàng và Luân chuyển về kho gốc
- Khâu phân loại: Kiện hàng hoàn được đưa vào khu vực lưu giữ hàng trả của kho đích.
- Kiện hàng được đóng vào các chuyến xe quay đầu (xe tải chuyển tiếp đường dài hoặc xe tuyến phụ) để vận chuyển ngược về kho xuất phát ban đầu.
Bước 4: Kiểm tra và Đồng kiểm khi nhận hàng hoàn
- Khi hàng về đến kho gửi hoặc được bưu tá mang tới tận nơi, người gửi cần tiến hành Đồng kiểm ngoại quan:
- Kiểm tra tính nguyên vẹn của tem niêm phong, lớp băng keo logo, vỏ thùng carton/bao gói.
- Đối chiếu Mã vận đơn và Mã kiện hàng với phiếu gửi ban đầu.
- Quay Video trong suốt quá trình mở thùng kiểm tra số lượng và tình trạng sản phẩm bên trong.
Bước 5: Ký nhận và Đối soát cước hoàn
- Nếu hàng hóa nguyên vẹn: Người gửi ký xác nhận vào Biên bản bàn giao / Phiếu trả hàng.
- Nếu phát hiện móp móp, rách vỡ, thiếu hụt: Người gửi Lập biên bản sự cố ngay tại chỗ có chữ ký xác nhận của bưu tá/tài xế giao trả để kích hoạt quy trình bồi thường.
- Cước phí hoàn hàng (nếu có) sẽ được cập nhật vào bảng kê đối soát công nợ cuối kỳ.
Mẹo tối ưu và giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng cho các chủ shop online
Tỷ lệ hoàn hàng cao không chỉ gây thất thoát trực tiếp về chi phí vận chuyển (cước đi + cước hoàn) mà còn làm gián đoạn dòng tiền, gây đọng vốn và nguy cơ hư hỏng hàng hóa trong quá trình quay đầu nhiều lần.
Dưới đây là 7 mẹo thực chiến giúp các chủ shop online tối ưu quy trình bán hàng và giảm thiểu tối đa tỷ lệ hoàn hàng xuống mức an toàn (< 5%):
Mô tả sản phẩm trung thực và chi tiết (Giảm lý do “Không giống mô tả”)
- Hình ảnh & Video thực tế: Cung cấp ảnh chụp sản phẩm chuẩn màu, cận cảnh chất liệu và video quay chi tiết. Tránh dùng ảnh mạng quá đà làm tăng sự kỳ vọng vô lý của khách.
- Bảng quy đổi kích cỡ chuẩn xác: Với ngành thời trang, giày dép hay gia dụng, hãy hướng dẫn khách đo thông số cơ bản (chiều cao, cân nặng, vòng ngực, kích thước phòng) trước khi chốt đơn.
Xác nhận đơn hàng kỹ lưỡng
- Gọi điện/Nhắn tin xác nhận: Với các đơn hàng COD giá trị cao hoặc gửi đi xa (Bắc – Nam), hãy nhắn tin Zalo OA hoặc gọi điện xác nhận lại Tên người nhận – Địa chỉ chi tiết – Số điện thoại – Mã/Color sản phẩm.
- Lọc khách hàng nguy cơ cao: Sử dụng các tính năng cảnh báo số điện thoại từng có lịch sử “boom hàng” trên phần mềm quản lý bán hàng (PosCake, Sapo, KiotViet…) để yêu cầu đặt cọc trước khi đi đơn.
Đóng gói chuẩn quy cách và dán nhãn tem cảnh báo
- Gia cố chống va đập: Sử dụng xốp nổ, màng PE, chèn lót kỹ càng cho hàng dễ vỡ, máy móc để tránh hư hỏng trong quá trình quăng quật ở kho phân loại.
- Dán nhãn phụ & Tem niêm phong: Dán tem “Hàng dễ vỡ – Xin nhẹ tay” hoặc “Đồng kiểm khi nhận” để bưu tá và người nhận cẩn trọng hơn trong khâu giao nhận.
Tốc độ xử lý đơn và tối ưu thời gian giao hàng
- Đi đơn trong ngày: Đơn hàng được xử lý và bàn giao cho nhà xe/đơn vị CPN càng sớm thì tỷ lệ hủy đơn càng thấp. Khách hàng dễ đổi ý hoặc mua từ đối thủ nếu đơn hàng ngâm quá 24h.
- Chọn đơn vị vận chuyển uy tín theo khu vực: Sử dụng dịch vụ của đơn vị có tỷ lệ giao thành công cao tại khu vực người nhận (ví dụ: chuyển phát nội thành chọn đơn vị giao nhanh trong ngày, tuyến huyện/xã chọn đơn vị có mạng lưới phủ sâu).
Chủ động theo dõi hành trình đơn hàng
Không phó mặc hoàn toàn cho bưu tá, chủ shop/nhân viên trực vận đơn cần chủ động can thiệp:
- Hệ thống tin nhắn tự động: Tự động gửi SMS/Zalo cho khách khi đơn hàng báo “Đang đi giao” để khách chủ động chuẩn bị tiền mặt và thời gian nhận.
- Xử lý ngay khi báo “Giao không thành công”: Khi thấy hệ thống báo lý do “Không liên lạc được” hoặc “Khách hẹn ngày giao”, hãy gọi ngay cho khách để hỗ trợ nối máy với bưu tá, tránh đơn bị chuyển trạng thái “Chờ hoàn” tự động.
Thông tin liên hệ Chành xe Đà Nẵng
- HOTLINE: 0943962244
- ZALO: 0943962244
- WEBSITE: chanhxedanang.vn
