Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, việc phát sinh các vấn đề như hàng bị thiếu, mất, hư hỏng, giao nhầm hoặc giao không đúng thỏa thuận có thể xảy ra. Khi đó, chứng từ liên quan đến lô hàng là cơ sở quan trọng để khách hàng và đơn vị vận chuyển kiểm tra, đối chiếu và xác định trách nhiệm.
Vậy khách cần giữ những chứng từ nào để làm căn cứ khiếu nại? Không phải mọi trường hợp đều chỉ cần một loại giấy tờ. Tùy nội dung khiếu nại, khách hàng có thể cần biên nhận gửi hàng, phiếu giao nhận, hóa đơn, hình ảnh hàng hóa, chứng từ chứng minh giá trị hàng và các thông tin trao đổi với chành xe.
Việc lưu giữ đầy đủ chứng từ ngay từ thời điểm gửi hàng sẽ giúp quá trình khiếu nại và yêu cầu bồi thường hàng hóa được thuận tiện, rõ ràng hơn.
Vì sao cần giữ chứng từ khi gửi hàng?
Chứng từ vận chuyển giúp xác nhận các thông tin đã được hai bên thống nhất tại thời điểm giao nhận hàng hóa. Đây cũng là cơ sở để đối chiếu khi xảy ra tranh chấp hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình vận chuyển.
Xác nhận thông tin lô hàng
Các chứng từ như phiếu gửi hàng hoặc biên nhận thường thể hiện:
- Người gửi.
- Người nhận.
- Số điện thoại liên hệ.
- Loại hàng hóa.
- Số lượng kiện.
- Trọng lượng hoặc kích thước.
- Điểm nhận và điểm giao.
- Cước vận chuyển.
Nhờ đó, hai bên có thể xác định chính xác lô hàng đang được khiếu nại.
Làm căn cứ xác định trách nhiệm
- Khi hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng, chứng từ giúp đối chiếu tình trạng hàng tại thời điểm bàn giao, thông tin hàng hóa và các thỏa thuận liên quan.
- Tuy nhiên, chứng từ không phải lúc nào cũng là căn cứ duy nhất. Đơn vị vận chuyển có thể cần kiểm tra thêm hình ảnh, biên bản giao nhận hoặc các tài liệu liên quan để xác định nguyên nhân và trách nhiệm của từng bên.
Khách cần giữ những chứng từ nào để làm căn cứ khiếu nại?
Để đảm bảo có đủ cơ sở khi cần làm việc với chành xe, khách hàng nên lưu giữ biên nhận gửi hàng, phiếu giao nhận, hóa đơn hoặc chứng từ giá trị hàng hóa, hình ảnh hàng hóa và các thông tin trao đổi liên quan.
Biên nhận hoặc phiếu gửi hàng
- Đây là chứng từ quan trọng nhất mà khách hàng nên giữ sau khi bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển.
- Biên nhận thường thể hiện các thông tin cơ bản của lô hàng như tên người gửi, người nhận, số lượng, loại hàng, điểm giao nhận và cước vận chuyển.
- Nếu xảy ra sự cố, biên nhận giúp xác nhận rằng hàng đã được bàn giao cho chành xe và những thông tin nào đã được ghi nhận tại thời điểm tiếp nhận.
Phiếu giao nhận hoặc biên bản bàn giao
- Đối với các đơn hàng giao nhận tận nơi hoặc đơn hàng doanh nghiệp, khách hàng có thể có phiếu giao nhận hàng hóa hoặc biên bản bàn giao.
- Chứng từ này giúp xác nhận quá trình bàn giao giữa các bên. Nếu có ghi chú về tình trạng hàng hóa tại thời điểm nhận, đây cũng là thông tin hữu ích khi cần đối chiếu.
Hóa đơn và chứng từ chứng minh giá trị hàng hóa
Nếu khiếu nại liên quan đến mất hàng, thiếu hàng hoặc hư hỏng hàng hóa, khách hàng nên giữ các giấy tờ có thể chứng minh giá trị thực tế của hàng.
Có thể bao gồm:
- Hóa đơn mua hàng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Phiếu xuất kho.
- Hợp đồng mua bán.
- Phiếu nhập kho.
- Chứng từ thanh toán.
- Các giấy tờ khác liên quan đến giá trị hàng.
Những tài liệu này đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa có giá trị cao, bởi thông tin trên biên nhận vận chuyển không phải lúc nào cũng thể hiện đầy đủ giá trị thực tế của hàng.
Hình ảnh hàng hóa có cần lưu lại không?
Có. Hình ảnh hàng hóa là tài liệu rất hữu ích khi xảy ra tranh chấp liên quan đến tình trạng hàng hóa.
Khách hàng nên chụp hình trước khi bàn giao hàng, đặc biệt với hàng dễ vỡ, máy móc, thiết bị hoặc hàng có giá trị cao.
Nên chụp những vị trí nào?
Có thể chụp:
- Toàn bộ kiện hàng.
- Bao bì bên ngoài.
- Tem nhãn.
- Mã hàng.
- Tình trạng đóng gói.
- Góc cạnh của kiện hàng.
- Tình trạng sản phẩm trước khi vận chuyển.
Nếu hàng được đóng trong thùng, nên chụp cả quá trình đóng gói nếu điều kiện cho phép.
Khi nhận hàng có nên chụp lại không?
- Có. Nếu phát hiện kiện hàng có dấu hiệu móp méo, rách, ướt hoặc biến dạng, người nhận nên chụp hình ngay tại thời điểm nhận.
- Hình ảnh trước và sau vận chuyển có thể giúp hai bên đối chiếu tình trạng hàng hóa và xác định thời điểm phát sinh vấn đề.
Tin nhắn và thông tin trao đổi với chành xe có được giữ lại không?
Có. Các nội dung trao đổi giữa khách hàng và đơn vị vận chuyển cũng nên được lưu lại, đặc biệt khi hai bên có thỏa thuận riêng về việc nhận hàng, giao hàng, đóng gói hoặc bồi thường.
Những nội dung nên lưu
Khách hàng nên giữ:
- Tin nhắn xác nhận đơn hàng.
- Nội dung báo giá.
- Thỏa thuận về cước vận chuyển.
- Thỏa thuận giao nhận.
- Thông tin về loại hàng.
- Yêu cầu đóng gói hoặc bảo quản đặc biệt.
- Thông tin xác nhận khi phát sinh sự cố.
Các nội dung này giúp đối chiếu những gì hai bên đã thống nhất trước khi vận chuyển.
Cần giữ chứng từ nào khi hàng bị mất?
Khi xảy ra trường hợp mất hàng, khách hàng nên chuẩn bị càng đầy đủ hồ sơ liên quan càng tốt.
Hồ sơ nên có
Thông thường nên lưu:
- Biên nhận hoặc phiếu gửi hàng.
- Phiếu giao nhận hoặc biên bản bàn giao nếu có.
- Hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh giá trị hàng.
- Hình ảnh hàng hóa trước khi gửi.
- Thông tin người gửi và người nhận.
- Mã vận đơn hoặc số phiếu.
- Nội dung trao đổi với chành xe.
- Các chứng từ khác liên quan đến lô hàng.
Việc cung cấp đầy đủ thông tin giúp đơn vị vận chuyển có cơ sở kiểm tra và xác minh sự việc.
Cần giữ chứng từ nào khi hàng bị hư hỏng?
Với trường hợp hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hình ảnh và biên bản ghi nhận tình trạng hàng đặc biệt quan trọng.
Chụp hình tình trạng hàng ngay khi nhận
Nếu kiện hàng có dấu hiệu bất thường, người nhận nên chụp lại:
- Bao bì bên ngoài.
- Vị trí bị rách hoặc móp.
- Dấu hiệu ướt hoặc biến dạng.
- Tình trạng sản phẩm bên trong.
- Tem niêm phong nếu có.
Không nên vội bỏ bao bì trước khi sự việc được xác nhận nếu hàng bị hư hỏng nghiêm trọng.
Lập biên bản khi cần thiết
- Nếu tình trạng hàng hóa có vấn đề rõ ràng, khách hàng nên đề nghị lập biên bản giao nhận hoặc biên bản ghi nhận tình trạng hàng hóa.
- Biên bản nên thể hiện rõ số lượng hàng bị ảnh hưởng và tình trạng thực tế tại thời điểm nhận.
Chứng từ vận chuyển có cần bản gốc không?
Tùy từng trường hợp, khách hàng có thể được yêu cầu cung cấp bản gốc, bản sao hoặc hình ảnh chứng từ để đối chiếu.
Vì vậy, không nên vứt bỏ bản giấy ngay cả khi đã chụp hình lưu trên điện thoại.
Nên lưu chứng từ như thế nào?
Khách hàng có thể:
- Giữ bản giấy ở nơi an toàn.
- Chụp hình toàn bộ chứng từ.
- Lưu file điện tử trên điện thoại hoặc máy tính.
- Đặt tên file theo mã đơn hàng.
- Lưu riêng hóa đơn và hình ảnh hàng hóa.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên gửi hàng, nên xây dựng hồ sơ riêng cho từng lô hàng để dễ tìm kiếm khi cần.
Khiếu nại hàng hóa cần cung cấp những thông tin gì?
Ngoài chứng từ, khi gửi yêu cầu khiếu nại, khách hàng nên cung cấp thông tin rõ ràng về sự việc.
Thông tin về đơn hàng
Bao gồm:
- Mã vận đơn hoặc số phiếu.
- Ngày gửi hàng.
- Người gửi.
- Người nhận.
- Tuyến vận chuyển.
- Loại hàng.
- Số lượng hàng.
Nội dung sự cố
Cần mô tả cụ thể vấn đề:
- Hàng bị mất.
- Thiếu số lượng.
- Giao nhầm hàng.
- Hư hỏng.
- Giao sai địa chỉ.
- Hàng không đúng tình trạng ban đầu.
Nếu có hình ảnh hoặc video, nên gửi kèm để đơn vị vận chuyển có thêm cơ sở xác minh.
Khi nào nên gửi khiếu nại đến chành xe?
Khách hàng nên thông báo cho chành xe càng sớm càng tốt sau khi phát hiện sự cố.
Việc thông báo sớm giúp đơn vị vận chuyển có cơ hội kiểm tra lại quá trình giao nhận, tình trạng hàng và thông tin liên quan.
Không nên tự ý xử lý hàng hóa bị hư hỏng
Nếu hàng bị hư hỏng nghiêm trọng, khách hàng không nên vội vứt bỏ bao bì hoặc tự sửa chữa sản phẩm trước khi có sự xác nhận cần thiết.
Nên giữ nguyên hiện trạng ở mức có thể và chụp hình để làm căn cứ đối chiếu.
Có phải giữ tất cả chứng từ sau khi khiếu nại không?
Có. Khách hàng nên giữ lại toàn bộ hồ sơ cho đến khi vụ việc được giải quyết hoàn tất.
Một bộ hồ sơ có thể bao gồm:
| Chứng từ | Mục đích |
| Biên nhận gửi hàng | Xác nhận hàng đã được tiếp nhận |
| Phiếu giao nhận | Xác nhận quá trình bàn giao |
| Hóa đơn | Chứng minh giá trị hàng |
| Phiếu xuất/nhập kho | Đối chiếu hàng hóa |
| Hình ảnh hàng hóa | Xác nhận tình trạng hàng |
| Tin nhắn trao đổi | Đối chiếu thỏa thuận |
| Biên bản sự cố | Ghi nhận tình trạng phát sinh |
| Chứng từ thanh toán | Đối chiếu giao dịch |
Việc lưu trữ đầy đủ giúp quá trình làm việc giữa khách hàng và chành xe rõ ràng hơn.
Những lưu ý để hạn chế tranh chấp khi gửi hàng
Không chỉ đến khi xảy ra sự cố mới chuẩn bị chứng từ. Khách hàng nên chủ động lưu hồ sơ ngay từ lúc bắt đầu gửi hàng.
Kiểm tra biên nhận trước khi ký
- Hãy kiểm tra tên người nhận, số lượng, loại hàng, trọng lượng, địa chỉ và cước vận chuyển.
- Nếu phát hiện thông tin sai, cần yêu cầu điều chỉnh ngay.
Chụp hình hàng trước khi bàn giao
- Đây là bước đơn giản nhưng hữu ích, đặc biệt đối với hàng dễ vỡ, máy móc và hàng có giá trị.
Giữ lại hóa đơn và chứng từ giá trị hàng
- Nếu hàng hóa có giá trị lớn, nên lưu hóa đơn hoặc các giấy tờ liên quan để có căn cứ xác minh khi cần.
Lưu lại toàn bộ trao đổi với đơn vị vận chuyển
- Các thông tin báo giá, thỏa thuận giao nhận hoặc yêu cầu đặc biệt nên được lưu lại để tránh tranh cãi về sau.
Liên hệ Chành Xe Đà Nẵng
Khách hàng đang có nhu cầu vận chuyển hoặc thắc mắc về vấn đề liên quan đến hàng hóa, xin vui lòng liên hệ để chành xe tư vấn:
- Hotline: 0941 895 995 – Ms Huệ
- Website: chanhxedanang.vn
- Nhận hàng ghép, hàng nguyên chuyến, máy móc, hàng cồng kềnh.
