Gửi hàng qua chành xe cần những giấy tờ gì? Muốn gửi hàng nhanh – gọn – lẹ mà không sợ bị giữ hàng giữa đường? Hãy bỏ túi ngay danh sách các giấy tờ thủ tục bắt buộc phải có cho cả hàng cá nhân lẫn hàng doanh nghiệp trong bài viết dưới đây để chuyến hàng của bạn luôn hanh thông nhé!
Giấy tờ cần thiết khi cá nhân gửi hàng nhỏ lẻ, hàng tiêu dùng
Đối với đối tượng khách hàng cá nhân gửi các mặt hàng tiêu dùng, đồ dùng gia đình, quà tặng hoặc hàng hóa nhỏ lẻ không mang tính chất kinh doanh thương mại quy mô lớn, thủ tục giấy tờ được tối giản hóa nhằm tạo thuận lợi tối đa.
Thông tin người gửi và người nhận
Khi mang hàng đến kho hoặc yêu cầu nhà xe lấy hàng tận nhà, người gửi cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cơ bản sau: Họ và tên, Số điện thoại liên lạc, Địa chỉ chi tiết.
Phiếu gửi hàng / Biên nhận vận chuyển của chành xe
Sau khi kiểm đếm, cân đo khối lượng và thống nhất cước phí, nhà xe sẽ xuất cho người gửi một Phiếu gửi hàng (hoặc Biên nhận vận chuyển): Ghi rõ số lượng kiện, loại hàng, quy cách đóng gói, cước phí (đã thanh toán hoặc thu hộ/COD) và thông tin hai đầu giao nhận.
Giấy tờ chứng minh nguồn gốc
Mặc dù là gửi hàng cá nhân, đối với một số mặt hàng tiêu dùng đặc thù, người gửi nên chuẩn bị thêm các giấy tờ đi kèm để tránh rắc rối khi xe bị lực lượng Quản lý thị trường kiểm tra trên đường: Hóa đơn bán lẻ / Hóa đơn bán hàng, Giấy tờ xe, Bản cam kết hàng hóa phi thương mại.
Giấy tờ bắt buộc đối với hàng hóa của doanh nghiệp, công ty
ối với hàng hóa sản xuất, kinh doanh do doanh nghiệp hoặc công ty gửi qua chành xe, quy định về chứng từ đi đường khắt khe hơn rất nhiều so với hàng cá nhân. Việc thiếu hụt giấy tờ hợp lệ sẽ dẫn đến rủi ro bị Quản lý thị trường tịch thu hàng hóa hoặc xử phạt hành chính.
Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT / Hóa đơn điện tử)
Đây là chứng từ pháp lý quan trọng nhất chứng minh nguồn gốc xuất xứ và nghĩa vụ thuế của lô hàng:
Hàng bán cho khách: Bắt buộc có Hóa đơn GTGT (bản thể hiện của hóa đơn điện tử) đi kèm lô hàng.
Quy định chuyển đổi: Doanh nghiệp cần in bản thể hiện của Hóa đơn điện tử có chữ ký số/mã xác thực của Cơ quan Thuế để tài xế trình báo khi kiểm tra trên đường.
Phiếu xuất kho quẻm vận chuyển nội bộ
Trường hợp doanh nghiệp không bán hàng mà chỉ di chuyển tài sản giữa các chi nhánh, kho bãi hoặc gửi hàng đi trưng bày, triển lãm:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Thay thế cho hóa đơn GTGT bán hàng.
- Lệnh điều động nội bộ: Văn bản do đại diện doanh nghiệp ký ban hành, ghi rõ lý do, địa điểm đi – đến và danh mục hàng hóa điều chuyển.
Phiếu xuất kho kiêm đại lý
Áp dụng cho các doanh nghiệp xuất bán hàng hóa thông qua hệ thống đại lý hoặc đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng:
- Chứng từ này minh chứng hàng hóa đang trên đường giao cho đại lý mà chưa phát sinh giao dịch mua bán trực tiếp.
Biên bản giao nhận hàng hóa & Biên bản bàn giao
- Nội dung: Ghi rõ thông tin doanh nghiệp gửi, doanh nghiệp nhận, danh mục mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói, tình trạng niêm phong (seal).
- Chức năng: Là căn cứ để chành xe đối soát khi trả hàng tại kho nhận và làm thủ tục thanh toán cước phí sau này.
Chứng từ xuất nhập khẩu (Đối với hàng nhập khẩu)
Nếu doanh nghiệp gửi hàng nhập khẩu nguyên kiện hoặc nguyên lô từ cửa khẩu đi các tỉnh: Tờ khai hải quan, Hóa đơn thương mại, Nhãn phụ tiếng Việt.
Giấy tờ bổ sung đối với các mặt hàng đặc thù, hàng có điều kiện
Ngoài các chứng từ cơ bản như hóa đơn hay biên nhận, nhóm hàng hóa kinh doanh có điều kiện và mặt hàng đặc thù bắt buộc phải có thêm các giấy phép chuyên ngành đi kèm. Nếu thiếu các giấy tờ này, phương tiện vận chuyển sẽ bị tạm giữ ngay lập tức khi qua các trạm kiểm soát liên ngành.
Hóa chất, xăng dầu và hàng hóa nguy hiểm
Hóa chất công nghiệp, dung môi, chất dễ cháy nổ thuộc danh mục hàng nguy hiểm yêu cầu bộ hồ sơ đặc biệt khắt khe:
- Giấy phép vận chuyển hàng nguy hiểm: Do Bộ Công Thương, Bộ Công an hoặc Bộ Khoa học & Công nghệ cấp cho chủ hàng/đơn vị vận tải.
- Phiếu an toàn hóa chất: Ghi rõ đặc tính hóa học, quy trình xử lý sự cố và hướng dẫn bảo quản.
- Giấy chứng nhận tập huấn an toàn: Dành riêng cho tài xế và nhân viên bốc xếp trực tiếp tham gia vận chuyển.
Hàng siêu trường, siêu trọng và máy móc công trình
Các thiết bị nguyên khối có kích thước hoặc trọng lượng vượt quá giới hạn đường bộ chuẩn:
- Giấy phép lưu hành xe quá tải trọng, quá khổ giới hạn: Do Cơ quan Quản lý Đường bộ (Sở GTVT hoặc Khu Quản lý Đường bộ) cấp cho từng chuyến xe cụ thể.
- Phương án vận chuyển an toàn: Bản vẽ phối cảnh xếp đặt hàng trên xe và lộ trình di chuyển được cơ quan chức năng phê duyệt.
Dược phẩm, mỹ phẩm và thiết bị y tế
- Giấy phép lưu hành sản phẩm / Phiếu công bố sản phẩm: Do Bộ Y tế cấp.
- Giấy chứng nhận đạt chuẩn GDP: Chứng nhận thực hành tốt phân phối thuốc đối với các đơn vị vận chuyển dược phẩm chuyên nghiệp.
Lâm sản và gỗ nguyên liệu
- Bảng kê lâm sản: Có xác thực của cơ quan Kiểm lâm địa phương nơi xuất kho.
- Hồ sơ nguồn gốc lâm sản hợp pháp: Hóa đơn VAT bán gỗ hoặc giấy phép khai thác rừng theo quy định của Luật Lâm nghiệp.
Quy định kiểm tra chứng từ của Quản lý thị trường
Thẩm quyền và Căn cứ dừng phương tiện kiểm tra
Theo quy định pháp luật về Quản lý thị trường, Đoàn kiểm tra QLTT được phép dừng phương tiện giao thông vận tải và kiểm tra thực tế hàng hóa trong các trường hợp:
- Có thông tin tố giác, báo tin: Từ quần chúng nhân dân, cơ quan chức năng khác hoặc nguồn tin nghiệp vụ về dấu hiệu vi phạm (chở hàng lậu, hàng giả, hàng không rõ nguồn gốc).
- Thực hiện kế hoạch chuyên đề: Nằm trong kế hoạch kiểm tra cao điểm (như dịp Lễ, Tết, các tuyến đường trọng điểm Bắc – Nam) đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Quyết định kiểm tra:Trưởng phòng/Đội trưởng Đội QLTT ban hành Quyết định kiểm tra đột xuất hoặc Quyết định khám phương tiện vận tải.
Trình tự quy trình kiểm tra chứng từ của QLTT
Xuất trình Quyết định & Giấy chứng nhận: Trưởng đoàn kiểm tra xuất trình Quyết định kiểm tra và Thẻ kiểm tra thị trường cho tài xế/người điều khiển phương tiện.
Yêu cầu xuất trình chứng từ đi đường: Kiểm tra các chứng từ đi kèm hàng hóa như:
- Hóa đơn GTGT (hoặc bản thể hiện Hóa đơn điện tử).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ / Lệnh điều động.
- Lệnh vận chuyển, Bảng kê hàng hóa của chành xe.
- Giấy phép kiểm dịch, Giấy phép vận chuyển hàng nguy hiểm (nếu có).
Đối soát chứng từ với thực tế hàng hóa trên xe: Đoàn kiểm tra tiến hành mở thùng xe, kiểm đếm số lượng, chủng loại, nhãn mác, quy cách đóng gói thực tế xem có khớp đúng với thông tin ghi trên hóa đơn, biên nhận hay không.
Nguyên tắc xử lý khi phát hiện vi phạm hoặc nghi vấn
- Trường hợp chứng từ hợp lệ, khớp đúng: Lập biên bản kiểm tra, xác nhận không có vi phạm và cho phép phương tiện tiếp tục hành trình ngay lập tức.
- Trường hợp chưa xuất trình ngay được chứng từ (Hóa đơn điện tử):
- Pháp luật cho phép khoảng thời gian nhất định để chủ hàng hoặc chành xe tra cứu, cung cấp chứng từ điện tử.
- Nếu không chứng minh được nguồn gốc ngay, lực lượng QLTT sẽ đưa xe và hàng về trụ sở hoặc kho bãi để tiếp tục xác minh.
- Trường hợp có dấu hiệu vi phạm rõ ràng (Hàng lậu, không hóa đơn, sai nhãn hiệu):
- Lập Biên bản tạm giữ hàng hóa, phương tiện, chứng từ.
- Niêm phong hàng hóa vi phạm và ra Quyết định xử phạt hành chính hoặc chuyển hồ sơ truy cứu trách nhiệm hình sự nếu giá trị lô hàng vi phạm lớn.
Rủi ro khi gửi hàng qua chành xe thiếu chứng từ, hóa đơn
Việc gửi hàng qua chành xe mà không chuẩn bị đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ tiềm ẩn rất nhiều hệ lụy nghiêm trọng cho cả chủ hàng lẫn đơn vị vận chuyển. Dưới đây là các rủi ro pháp lý và tài chính phổ biến nhất:
Hàng hóa bị cơ quan chức năng tạm giữ hoặc tịch thu
Khi phương tiện bị lực lượng Quản lý thị trường (QLTT) hoặc Cảnh sát giao thông (CSGT) kiểm tra đột xuất trên đường:
- Nghi ngờ hàng lậu, hàng giả: Nếu không chứng minh được nguồn gốc xuất xứ qua hóa đơn GTGT hoặc phiếu xuất kho, lô hàng sẽ bị nghi ngờ là hàng trôi nổi, hàng nhập lậu hoặc gian lận thương mại.
- Quyết định tạm giữ: Cơ quan chức năng có quyền lập biên bản niêm phong và đưa toàn bộ lô hàng về kho bãi để xác minh. Nếu hết thời hạn quy định mà chủ hàng không xuất trình được chứng từ hợp lệ, hàng hóa có nguy cơ bị tịch thu tiêu hủy hoặc bán phát phát mại.
Xử phạt hành chính với số tiền lớn
Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, hóa đơn, tài sản công áp dụng mức phạt rất nghiêm khắc:
- Phạt tiền đối với chủ hàng/doanh nghiệp: Tùy thuộc vào giá trị lô hàng vi phạm, mức phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vận chuyển hàng hóa không có hóa đơn chứng từ hợp pháp có thể dao động từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng.
- Truy thu thuế: Doanh nghiệp có thể bị cơ quan Thuế truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và phạt tiền chậm nộp đối với số hàng hóa không kê khai hóa đơn.
Trễ tiến độ giao hàng và đứt gãy chuỗi cung ứng
Khi xe tải bị giữ lại để làm việc với cơ quan kiểm tra:
- Chậm trễ toàn bộ chuyến xe: Không chỉ riêng lô hàng thiếu giấy tờ mà tất cả các đơn hàng ghép khác trên cùng xe tải cũng sẽ bị gián đoạn hành trình.
- Thiệt hại hợp đồng: Doanh nghiệp chậm giao hàng cho đối tác, dẫn đến nguy cơ bị phạt vi phạm hợp đồng, bồi thường thiệt hại hoặc mất uy tín thương hiệu trên thị trường.
Khó khăn trong việc bồi thường khi xảy ra sự cố mất mát, hư hỏng
Giấy tờ, biên nhận và hóa đơn là căn cứ pháp lý duy nhất để định giá tài sản khi làm việc với chành xe hoặc đơn vị bảo hiểm:
- Không chứng minh được giá trị thực: Khi xảy ra tai nạn, cháy nổ hoặc thất lạc hàng hóa, việc thiếu hóa đơn mua bán khiến chủ hàng rất khó yêu cầu chành xe bồi thường đúng giá trị thị trường của lô hàng.
- Từ chối bảo hiểm: Các công ty bảo hiểm vận tải đường bộ sẽ từ chối bồi thường 100% nếu lô hàng gặp sự cố không có chứng từ, hóa đơn hợp lệ đi kèm.
Phát sinh phụ phí lưu kho và chi phí đi lại xác minh
Trường hợp hàng bị tạm giữ, chủ hàng hoặc chành xe phải tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí để khắc phục:
- Phải cử đại diện làm việc với lực lượng chức năng tại địa phương nơi xe bị giữ.
- Gánh thêm các khoản chi phí phát sinh như: phí lưu kho công an, phí bốc xếp kiểm đếm lại, phí thuê xe trung chuyển sang hàng sau khi giải tỏa.
Mẹo chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ giấy tờ gửi hàng an toàn
Chuẩn bị và quản lý hồ sơ giấy tờ khoa học không chỉ giúp chuyến hàng lưu thông suôn sẻ qua các trạm kiểm tra mà còn là “lá chắn” bảo vệ doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp hoặc sự cố mất mát. Dưới đây là 5 mẹo thực tế giúp chủ hàng tối ưu quy trình quản lý chứng từ vận tải:
Số hóa toàn bộ chứng từ trước khi xe lăn bánh
- Chụp ảnh / Quét (Scan) hồ sơ: Dùng ứng dụng di động (như CamScanner, Adobe Scan) để quét rõ nét toàn bộ hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, biên nhận giao nhận và giấy kiểm dịch.
Chuẩn bị “Túi hồ sơ đi đường” tiêu chuẩn cho tài xế
Đối với chứng từ giấy bắt buộc gửi kèm theo xe tải:
- Sử dụng túi chống nước (Túi Ziplop/Bìa sơ mi nhựa): Đựng toàn bộ hóa đơn bản thể hiện, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lệnh điều động vào túi nhựa trong suốt có khóa miết để tránh ẩm ướt, rách nát hoặc bẩn dầu mỡ trong quá trình vận chuyển.
- Bàn giao có biên bản: Yêu cầu tài xế ký xác nhận đã nhận đủ bộ chứng từ đi đường kèm số lượng bản chính/bản sao cụ thể.
Đồng bộ hóa thông tin giữa hàng hóa thực tế và giấy tờ
Sự lệch lạc giữa số liệu trên hóa đơn và hàng hóa trên thùng xe là nguyên nhân hàng đầu khiến Quản lý thị trường tạm giữ phương tiện:
- Kiểm tra đối soát 3 bên: Đảm bảo Tên mặt hàng – Số lượng – Quy cách đóng gói – Nhãn hiệu ghi trên Hóa đơn/Phiếu xuất kho trùng khớp 100% với thực tế hàng hóa và Bảng kê ($Manifest$) của chành xe.
- Dán Mã vận đơn / Packing List ngoài kiện hàng: Dán phiếu thông tin tóm tắt bên ngoài thùng hàng/pallet để nhân viên bốc xếp và kiểm đếm dễ dàng đối soát mà không cần xé bao bọc.
Thiết lập quy trình lưu trữ đối soát sau giao hàng
- Thu hồi Biên nhận giao hàng có chữ ký: Yêu cầu chành xe gửi trả lại bản gốc Biên nhận giao hàng (có chữ ký và xác nhận đã nhận đủ hàng của bên nhận) trong vòng 3 – 5 ngày sau khi hoàn thành đơn hàng.
- Lưu trữ tối thiểu theo quy định thuế: Lưu giữ toàn bộ hồ sơ vận chuyển (biên nhận chành xe, hóa đơn cước, hợp đồng vận tải) cùng bộ hồ sơ bán hàng trong tối thiểu 5 – 10 năm phục vụ công tác quyết toán thuế và kiểm toán doanh nghiệp.
Chủ động cập nhật mã QR / Tra cứu Hóa đơn điện tử
- Nếu sử dụng Hóa đơn điện tử, hãy in bản thể hiện có chứa mã QR tra cứu hoặc link truy cập trực tiếp hệ thống của Tổng cục Thuế.
- Việc này giúp tài xế mở nhanh giao diện tra cứu trên điện thoại cho lực lượng kiểm tra xác minh tính hợp pháp của hóa đơn chỉ trong vài giây, giảm tối đa thời gian neo xe tại trạm.
Thông tin liên hệ Chành xe Đà Nẵng
- HOTLINE: 0943962244
- ZALO: 0943962244
- WEBSITE: chanhxedanang.vn
